Our Privacy Policy

1. Introducción

En Neutral AI, nos dedicamos al desarrollo e implementación de agentes de inteligencia artificial (IA) altamente especializados para empresas en México, Estados Unidos, Europa y América Latina. Reconocemos la importancia fundamental que tiene la protección de datos personales en la era digital, por lo que asumimos un compromiso inquebrantable con la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal de nuestros clientes, empleados, proveedores y usuarios de nuestros servicios.

Este compromiso se materializa en el cumplimiento riguroso de las normativas de protección de datos aplicables en las distintas jurisdicciones donde operamos, incluyendo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, la California Consumer Privacy Act (CCPA) de Estados Unidos, y otras regulaciones relevantes en América Latina.

La presente Política de Privacidad ha sido meticulosamente elaborada para detallar de manera clara y transparente cómo recopilamos, utilizamos, compartimos, protegemos y gestionamos la información personal en todos nuestros canales de interacción. Implementamos medidas técnicas y organizativas robustas diseñadas específicamente para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos que nos confían, estableciendo así una relación basada en la confianza y el respeto a la privacidad de cada individuo.

1.1 Definición de "Titular"

Para efectos de la presente Política de Privacidad, se define como "Titular" a cualquier persona física cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de Neutral AI. Este concepto abarca, sin limitarse a: clientes actuales y potenciales, empleados, candidatos a puestos de trabajo, proveedores, visitantes de nuestro sitio web, usuarios de nuestras aplicaciones y plataformas, así como cualquier individuo que interactúe con nuestros agentes de IA o que nos proporcione su información a través de cualquiera de nuestros canales de comunicación.

Reconocemos los derechos fundamentales de cada Titular y nos comprometemos a respetar su autonomía informativa, brindándole control efectivo sobre su información personal en todo momento.

2. Compromiso de privacidad

En Neutral AI, hemos establecido como pilar fundamental de nuestra operación el garantizar un tratamiento de datos personales que sea transparente, legal, ético y seguro. Este compromiso no se limita al mero cumplimiento normativo, sino que forma parte integral de nuestra cultura organizacional y se refleja en cada interacción con los datos personales que procesamos. Implementamos rigurosamente medidas técnicas, administrativas y físicas diseñadas específicamente para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que nos es confiada.

Reconocemos que la confianza de nuestros usuarios y clientes se sustenta en gran medida en cómo manejamos su información personal, por lo que hemos desarrollado políticas y procedimientos exhaustivos que regulan todo el ciclo de vida de los datos, desde su recolección hasta su eventual eliminación. Nuestro personal recibe capacitación continua en materia de protección de datos y seguridad de la información, asegurando que los principios de privacidad por diseño y por defecto se apliquen de manera coherente en todos nuestros procesos y servicios.

Nos comprometemos a mantener la transparencia en nuestras prácticas de tratamiento de datos, proporcionando a los Titulares información clara y accesible sobre cómo utilizamos su información y respetando su derecho a ejercer control sobre la misma. Este compromiso se extiende también a nuestras relaciones con proveedores y socios comerciales, a quienes exigimos el mismo nivel de protección para los datos personales que compartimos con ellos.

3. Canales

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales recopilados a través de todos los canales oficiales de comunicación e interacción establecidos por Neutral AI. Es importante que los Titulares comprendan el alcance de esta cobertura para identificar claramente las situaciones en las que sus datos personales están protegidos bajo nuestras políticas y procedimientos. A continuación, detallamos de manera exhaustiva los canales cubiertos:

3.1 Sitio Web y Propiedades Digitales

• Sitio web corporativo: www.neutral-ai.mx
• Aplicaciones web desarrolladas y gestionadas por Neutral AI
• Aplicaciones móviles oficiales de Neutral AI
• Interfaces de programación de aplicaciones (APIs) para la integración de nuestros agentes de IA con sistemas de terceros, según el alcance definido para cada cliente
• Plataformas de administración y gestión de agentes de IA

3.2 Redes Sociales

• Perfiles oficiales en LinkedIn
• Cuentas en Twitter/X
• Presencia oficial en Instagram
• Páginas empresariales en Facebook
• Canales oficiales en otras plataformas de redes sociales donde Neutral AI mantenga una presencia institucional
• Cuentas de Telegram y WhatsApp Business

3.3 Canales de Comunicación Directa

• Comunicaciones por correo electrónico desde dominios oficiales de Neutral AI
• Llamadas telefónicas realizadas o recibidas a través de nuestras líneas oficiales
• Sistemas de chat implementados en nuestras plataformas
• Cuentas oficiales de WhatsApp Business
• Interacciones presenciales en nuestras oficinas o eventos organizados por Neutral AI
• Videoconferencias y reuniones virtuales organizadas por nuestro personal

3.4 Agentes de Inteligencia Artificial

• Conversaciones e interacciones con agentes de IA desarrollados e implementados por Neutral AI
• Interfaces conversacionales integradas en plataformas de clientes
• Asistentes virtuales que operan bajo la infraestructura de Neutral AI

• Es fundamental aclarar que la presente Política no cubre plataformas o servicios de terceros que no sean gestionados directamente por Neutral AI, incluso si estos están vinculados desde nuestros canales oficiales. Por esta razón, recomendamos encarecidamente a los Titulares revisar las políticas de privacidad de dichos terceros para comprender cómo tratan su información personal.

4. Información Recopilada

En Neutral AI, recopilamos diversos tipos de datos personales con el objetivo específico de proporcionar, mejorar y personalizar nuestros servicios de agentes de inteligencia artificial. La naturaleza y el alcance de la información recopilada pueden variar dependiendo del contexto de la interacción, el tipo de servicio proporcionado y la relación específica que el Titular mantiene con nosotros. A continuación, detallamos de manera exhaustiva las categorías de datos que podemos recopilar:

4.1 Tipos de Datos Personales Recopilados

4.1.1 Datos de Identificación

Recopilamos información que permite identificar directamente a una persona física, incluyendo:

• Nombre completo
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) en México o equivalentes fiscales en otros países
• Identificadores únicos asignados en nuestros sistemas
• Documentos de identificación oficial (cuando sea necesario para verificar identidad)
• Firma electrónica o digital (cuando sea aplicable)

4.1.2 Datos de Contacto

Esta información nos permite establecer comunicación con el Titular para diversos fines relacionados con nuestros servicios:

• Dirección de correo electrónico (personal y/o profesional)
• Números telefónicos (fijos y móviles)
• Dirección postal (domicilio particular y/o laboral)
• Perfiles en redes sociales profesionales (cuando sean proporcionados voluntariamente)
• Información de contacto alternativa (en caso de emergencia o necesidad)

4.1.3 Datos Demográficos

Información que nos ayuda a comprender mejor a nuestros usuarios y adaptar nuestros servicios:

• Edad o fecha de nacimiento
• Género
• País y ciudad de residencia
• Idioma preferido
• Información cultural relevante para la personalización de servicios

4.1.4 Datos Profesionales y Académicos

Información relacionada con el ámbito profesional del Titular:

• Cargo o puesto actual
• Nombre de la empresa u organización donde labora
• Sector industrial o área de especialización
• Formación académica y certificaciones
• Experiencia profesional relevante
• Habilidades y competencias específicas

4.1.5 Datos Financieros

Cuando sea necesario para la prestación de servicios o el cumplimiento de obligaciones contractuales:

• Información de pago (limitada a lo necesario para procesar transacciones)
• Datos bancarios para facturación
• Historial de transacciones con Neutral AI
• Información fiscal relevante

4.1.6 Datos Técnicos

Información relacionada con la interacción técnica del Titular con nuestros sistemas:

• Dirección IP
• Identificadores de dispositivos
• Información sobre el navegador y sistema operativo utilizado
• Patrones de navegación y uso en nuestras plataformas
• Registros de interacciones con nuestros agentes de IA
• Datos de geolocalización (cuando sea aplicable y autorizado)

4.1.7 Datos de Uso y Preferencias

Información sobre cómo el Titular utiliza nuestros servicios:

• Preferencias de configuración
• Historial de consultas e interacciones con agentes de IA
• Patrones de uso y comportamiento en nuestras plataformas
• Preferencias de comunicación y marketing
• Retroalimentación y opiniones sobre nuestros servicios

4.1.8 Datos Sensibles

En circunstancias específicas y siempre con consentimiento expreso y por escrito, podemos procesar:

• Datos biométricos (cuando sean necesarios para servicios específicos de verificación)
• Información de salud (exclusivamente en el contexto de proyectos relacionados con el sector salud)
• Datos financieros detallados (cuando el alcance del proyecto lo requiera)
• Otras categorías de datos sensibles según el alcance de proyectos específicos

Es importante destacar que el tratamiento de datos sensibles se realiza únicamente cuando es estrictamente necesario para la prestación del servicio contratado, con el consentimiento explícito del Titular y bajo las más estrictas medidas de seguridad.

4.2 Métodos y Herramientas de Recolección

En Neutral AI empleamos diversos métodos para la recopilación de datos personales, siempre informando previamente al Titular sobre este proceso y obteniendo su consentimiento cuando sea legalmente requerido:

4.2.1 Formularios en Línea

Utilizamos formularios en nuestro sitio web y plataformas para recopilar información de manera estructurada:

• Formularios de contacto
• Registros de usuario
• Solicitudes de información o demostraciones
• Formularios de contratación de servicios
• Encuestas de satisfacción y retroalimentación

4.2.2 Interacciones Directas

Recopilamos información a través de comunicaciones e interacciones directas:

• Correos electrónicos
• Llamadas telefónicas
• Reuniones presenciales o virtuales
• Eventos y conferencias
• Presentaciones comerciales

4.2.3 Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Implementamos tecnologías estándar de la industria para mejorar la experiencia de navegación:

• Cookies esenciales para el funcionamiento del sitio
• Cookies analíticas para comprender patrones de uso
• Cookies de preferencias para recordar ajustes del usuario
• Cookies de marketing (siempre con opción de rechazo)
• Balizas web y tecnologías similares

4.2.4 Interacciones con Agentes de IA

Nuestros agentes de inteligencia artificial recopilan y procesan datos durante su operación:

• Consultas y preguntas realizadas al agente
• Contexto de las conversaciones
• Patrones de interacción y uso
• Preferencias expresadas durante las conversaciones
• Retroalimentación sobre las respuestas del agente

4.2.5 Contratos y Documentación

A través de documentos formales que establecen nuestra relación con el Titular:

• Contratos de prestación de servicios
• Acuerdos de confidencialidad
• Órdenes de compra o servicio
• Documentación técnica de proyectos
• Comunicaciones oficiales

5. Seguimiento de Terceros

Neutral AI colabora con terceros seleccionados que nos ayudan a gestionar y mejorar el contenido, la funcionalidad y los servicios ofrecidos a través de nuestros Canales Cubiertos. Es importante que los Titulares comprendan cómo interactuamos con estos terceros en relación con sus datos personales:

5.1 Proveedores de Servicios Tecnológicos

Contratamos a proveedores especializados que nos ayudan a operar nuestras plataformas y servicios:

• Proveedores de hosting y servicios en la nube (como AWS)
• Plataformas de desarrollo de agentes conversacionales (como Botpress)
• Herramientas de análisis de datos (como Dive)
• Servicios de monitoreo y rendimiento de aplicaciones
• Proveedores de seguridad informática

Estos proveedores acceden a ciertos datos bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y procesamiento de datos, limitándose al propósito específico del servicio que nos proporcionan.

5.2 Herramientas Analíticas

Utilizamos herramientas analíticas para comprender mejor cómo los usuarios interactúan con nuestros servicios:

• Google Analytics para análisis de comportamiento en el sitio web
• Herramientas especializadas de análisis conversacional para agentes de IA
• Plataformas de visualización de datos para evaluación de rendimiento
• Sistemas de seguimiento de conversión para campañas de marketing

Estas herramientas utilizan tecnologías como cookies, balizas web y scripts para recopilar información sobre cómo los usuarios navegan e interactúan con nuestras plataformas. La información recopilada se utiliza principalmente en formato agregado para mejorar la experiencia del usuario y optimizar nuestros servicios.

5.3 Relación con los Datos Personales

Es importante destacar que Neutral AI no proporciona información personal identificable a terceros con fines comerciales o de marketing sin el consentimiento explícito del Titular. Sin embargo, podemos vincular de manera privada y segura la información recabada del seguimiento de terceros con la información personal de los visitantes para los siguientes fines específicos:

• Personalizar la experiencia del usuario en nuestras plataformas
• Ofrecer contenido y servicios más relevantes
• Mejorar el rendimiento y la usabilidad de nuestros agentes de IA
• Realizar análisis estadísticos para la mejora continua
• Detectar y prevenir problemas técnicos o de seguridad

Todos los terceros con los que compartimos información están obligados contractualmente a mantener la confidencialidad y seguridad de los datos, y a utilizarlos únicamente para los fines específicos acordados con Neutral AI.

6. Cookies

En Neutral AI utilizamos cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el uso de nuestras plataformas y proporcionar funcionalidades personalizadas. A continuación, detallamos cómo utilizamos estas tecnologías:

6.1 Tipos de Cookies Utilizadas

6.1.1 Cookies Esenciales

Son indispensables para el funcionamiento básico de nuestro sitio web:

• Permiten la navegación y el uso de funciones básicas
• Facilitan el acceso a áreas seguras del sitio
• Mantienen la sesión del usuario durante la visita
• No requieren consentimiento ya que son necesarias para proporcionar el servicio solicitado

6.1.2 Cookies de Preferencias

Recuerdan sus elecciones y personalizan su experiencia:

• Configuración de idioma
• Región o ubicación
• Tamaño de texto y otras preferencias de visualización
• Configuraciones guardadas de visitas anteriores

6.1.3 Cookies Analíticas

Nos ayudan a entender cómo los usuarios interactúan con nuestro sitio:

• Recopilan información sobre páginas visitadas
• Registran el tiempo de permanencia en el sitio
• Identifican patrones de navegación y posibles problemas
• Generan datos estadísticos anónimos sobre el uso del sitio

6.1.4 Cookies de Marketing

Utilizadas para mostrar publicidad relevante:

• Rastrean visitas a nuestro sitio y a otros sitios web
• Permiten personalizar anuncios según intereses
• Miden la efectividad de campañas publicitarias
• Limitan la frecuencia con que se muestra un anuncio

6.2 Control de Cookies

Respetamos su derecho a decidir sobre las cookies que acepta. Ofrecemos mecanismos transparentes para gestionar sus preferencias:

• Banner de cookies: Al visitar nuestro sitio por primera vez, mostramos un banner informativo que le permite aceptar o rechazar diferentes categorías de cookies.
• Configuración del navegador: Puede configurar su navegador para que rechace todas o algunas cookies, o para que le notifique cuando los sitios web establecen o acceden a las cookies.
• Panel de preferencias: Proporcionamos un panel de control de cookies accesible en cualquier momento durante su visita para modificar sus preferencias.

Es importante mencionar que rechazar ciertas cookies puede afectar la funcionalidad de nuestro sitio web y limitar su capacidad para utilizar algunas características. Las cookies esenciales no pueden ser rechazadas, ya que son necesarias para el funcionamiento básico del sitio.

6.3 Duración de las Cookies

Utilizamos tanto cookies de sesión como cookies persistentes:

• Cookies de sesión: Temporales, se eliminan cuando cierra su navegador
• Cookies persistentes: Permanecen en su dispositivo durante un período específico o hasta que las elimine manualmente

La duración específica de cada cookie persistente varía según su propósito y se detalla en nuestra tabla de cookies disponible en nuestro sitio web.

6.4 Cookies de Terceros

Nuestro sitio web puede utilizar cookies de terceros, como Google Analytics, para funciones analíticas y de marketing. Estas cookies están sujetas a las políticas de privacidad de sus respectivos proveedores. Le recomendamos consultar las políticas de privacidad de estos terceros para obtener información detallada sobre cómo utilizan las cookies y los datos recopilados.

Al utilizar nuestro sitio web, usted acepta el uso de cookies de acuerdo con esta Política. Si no desea aceptar cookies, puede ajustar la configuración de su navegador en consecuencia o abstenerse de utilizar nuestro sitio web.

7. Objetivo y Alcance

7.1 Propósito Fundamental

La presente Política de Privacidad ha sido desarrollada con el propósito fundamental de establecer un marco normativo interno que regule de manera integral el tratamiento de datos personales en todas las operaciones de Neutral AI. Este documento tiene como objetivo primordial proteger los derechos fundamentales de privacidad y autodeterminación informativa de los Titulares, garantizando que el procesamiento de su información personal se realice siempre bajo los más altos estándares éticos y legales.

Reconocemos que en la era digital, los datos personales representan una extensión de la identidad de cada individuo, por lo que asumimos la responsabilidad de protegerlos con el mismo nivel de cuidado y diligencia que aplicaríamos a cualquier otro activo valioso que nos sea confiado. Este compromiso no se limita al cumplimiento normativo, sino que responde a nuestra filosofía empresarial de construir relaciones basadas en la confianza y el respeto mutuo.

7.2 Alcance de Aplicación

Esta Política se aplica de manera transversal a todas las actividades de tratamiento de datos personales realizadas por Neutral AI, independientemente del canal de recolección, el tipo de dato, el territorio desde donde se acceda a nuestros servicios o la naturaleza de la relación que el Titular mantiene con nosotros. Específicamente, regula:

• El tratamiento de datos personales en todas nuestras operaciones en México, Estados Unidos, la Unión Europea y América Latina
• El procesamiento de información personal de clientes, empleados, proveedores, candidatos y cualquier otro Titular que interactúe con nuestros servicios
• La recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y cualquier otra operación realizada sobre datos personales
• Las transferencias y transmisiones de datos a terceros, incluyendo proveedores de servicios y socios comerciales
• Las medidas de seguridad aplicables en todo el ciclo de vida de los datos
• Los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares

7.3 Cobertura Territorial

Dada la naturaleza global de nuestras operaciones, esta Política ha sido diseñada para cumplir con los requisitos legales de múltiples jurisdicciones, prestando especial atención a:

• México: Cumpliendo con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento
• Unión Europea: Adhiriéndonos a los principios del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)
• Estados Unidos: Observando las disposiciones de la California Consumer Privacy Act (CCPA) y otras leyes estatales aplicables
• América Latina: Respetando las diversas legislaciones nacionales en materia de protección de datos personales (como la Ley 1581 de Colombia)

Esta cobertura multijurisdiccional nos permite ofrecer un nivel consistente y elevado de protección a todos los Titulares, independientemente de su ubicación geográfica o de la legislación específica que aplique a su caso particular.

8. Base Legal

El tratamiento de datos personales que realiza Neutral AI se fundamenta en un marco jurídico sólido y diverso, que varía según la jurisdicción aplicable. Reconocemos la importancia de contar con una base legal adecuada para cada operación de procesamiento, lo que no solo nos permite cumplir con las obligaciones normativas, sino también establecer una relación transparente y confiable con los Titulares.

8.1 Marco Normativo por Jurisdicción

8.1.1 México

Nuestras operaciones en México se rigen principalmente por:

• La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP)
• El Reglamento de la LFPDPPP
• Los Lineamientos del Aviso de Privacidad
• Criterios y recomendaciones emitidos por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)

8.1.2 Unión Europea

Para el tratamiento de datos de residentes en la UE, nos adherimos a:

• El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) - Reglamento (UE) 2016/679
• Directivas complementarias y legislación nacional de implementación en los Estados miembros
• Decisiones y orientaciones del Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB)
• Jurisprudencia relevante del Tribunal de Justicia de la Unión Europea

8.1.3 Estados Unidos

En nuestras actividades en EE.UU., cumplimos con:

• La California Consumer Privacy Act (CCPA) y California Privacy Rights Act (CPRA)
• Otras leyes estatales de privacidad (Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, etc.)
• Regulaciones sectoriales federales cuando son aplicables
• Directrices de la Federal Trade Commission (FTC)

8.1.4 América Latina

Observamos las diversas legislaciones nacionales, entre ellas:

• Ley 1581 de 2012 en Colombia
• Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) en Brasil
• Ley de Protección de Datos Personales en Argentina
• Otras legislaciones nacionales según corresponda

8.2 Fundamentos Legales para el Tratamiento

Dependiendo de la jurisdicción aplicable y del contexto específico, el tratamiento de datos personales por parte de Neutral AI puede basarse en uno o varios de los siguientes fundamentos legales:

8.2.1 Consentimiento

Obtenemos el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del Titular antes de procesar sus datos personales cuando la ley lo requiere. Este consentimiento puede ser otorgado mediante:

• Aceptación activa de nuestra Política de Privacidad
• Marcado de casillas de verificación no premarcadas
• Envío de formularios con información clara sobre el tratamiento
• Confirmación explícita durante el proceso de registro
• Aceptación de términos específicos para datos sensibles

8.2.2 Ejecución de un Contrato

Procesamos datos personales cuando es necesario para:

• Cumplir con obligaciones contractuales con nuestros clientes
• Proporcionar los servicios solicitados por el Titular
• Implementar medidas precontractuales solicitadas por el potencial cliente
• Gestionar la relación comercial durante toda su vigencia
• Resolver disputas relacionadas con la ejecución del contrato

8.2.3 Cumplimiento de Obligaciones Legales

Tratamos datos cuando es necesario para cumplir con obligaciones establecidas por la legislación aplicable, como:

• Requisitos fiscales y contables
• Obligaciones laborales y de seguridad social
• Requerimientos de autoridades competentes
• Conservación de registros obligatorios
• Cumplimiento de normativas sectoriales específicas

8.2.4 Interés Legítimo

En ciertos casos, basamos el tratamiento en intereses legítimos, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades fundamentales del Titular:

• Mejora y personalización de nuestros servicios
• Prevención de fraude y seguridad de nuestros sistemas
• Marketing directo de productos similares a los contratados
• Análisis y desarrollo de nuevas funcionalidades
• Gestión interna y administrativa eficiente

8.2.5 Protección de Intereses Vitales

En situaciones excepcionales, podemos procesar datos para proteger intereses vitales del Titular u otras personas físicas.

8.2.6 Interés Público

Cuando sea aplicable, podemos procesar datos para cumplir una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos.

Es importante destacar que, independientemente del fundamento legal aplicable, Neutral AI siempre adhiere a los principios fundamentales de protección de datos, incluidos los de transparencia, limitación de finalidad, minimización de datos, exactitud, limitación de almacenamiento, integridad y confidencialidad.

9. Definiciones y Conceptos

Para facilitar la comprensión de la presente Política de Privacidad, es fundamental establecer claridad conceptual sobre los términos utilizados. A continuación, presentamos un glosario detallado de las definiciones relevantes en el contexto de protección de datos personales y nuestras operaciones:

9.1 Conceptos Generales

Datos Personales: Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable. Se considera que una persona es identificable cuando su identidad pueda determinarse directa o indirectamente a través de cualquier información, como puede ser nombre, número de identificación, datos de localización, identificador en línea o elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.

Datos Sensibles: Aquellos datos personales que afecten a la esfera más íntima del Titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. En particular, se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente o futuro, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual, datos biométricos o datos financieros.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones efectuadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recolección, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

Titular: La persona física a quien corresponden los datos personales y quien es sujeto de los derechos de protección establecidos en las leyes aplicables y en la presente Política.

Responsable del Tratamiento: Neutral AI, como entidad que decide sobre el tratamiento de los datos personales, determinando los fines y medios del procesamiento.

Encargado del Tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Puede ser un proveedor de servicios o un socio comercial que accede a los datos bajo instrucciones específicas.

Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca del Titular mediante la cual acepta, a través de una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de sus datos personales para una o varias finalidades específicas.

Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que es puesto a disposición del Titular, previo al tratamiento de sus datos personales, y que contiene la información relativa a la existencia y características principales del tratamiento.

9.2 Conceptos Específicos de Operación

Agente de IA: Sistema de inteligencia artificial diseñado e implementado por Neutral AI que utiliza tecnologías como el procesamiento de lenguaje natural, aprendizaje automático y otras técnicas avanzadas para interactuar con usuarios finales, responder consultas y automatizar procesos específicos según los requerimientos de cada cliente.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento, independientemente de la forma o modalidad de su creación, tipo de soporte, procesamiento, almacenamiento y organización.

Bloqueo: La identificación y conservación de datos personales una vez cumplida la finalidad para la cual fueron recabados, con el único propósito de determinar posibles responsabilidades en relación con su tratamiento, hasta el plazo de prescripción legal o contractual de éstas.

Transferencia: Toda comunicación de datos realizada a persona distinta del Responsable o Encargado del tratamiento.

Derechos ARCO: Conjunto de derechos (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) que permiten al Titular tener control sobre sus datos personales y son reconocidos por las legislaciones de protección de datos.

Medidas de Seguridad: Conjunto de acciones, actividades, controles o mecanismos administrativos, técnicos y físicos que permiten proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado.

Portabilidad de Datos: Derecho del Titular a recibir una copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable cuando sea técnicamente posible.

Interés Legítimo: Base legal para el tratamiento de datos personales que representa un interés real y concreto para el Responsable, siempre que no prevalezcan los intereses o derechos y libertades fundamentales del Titular.

10. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos

En Neutral AI, nos adherimos rigurosamente a principios fundamentales que rigen todas nuestras actividades de procesamiento de datos personales. Estos principios no solo constituyen obligaciones legales establecidas en las distintas regulaciones aplicables, sino que representan valores esenciales de nuestra cultura organizacional y se manifiestan en cada aspecto de nuestras operaciones diarias.

10.1 Principio de Licitud

El tratamiento de datos personales que realizamos se fundamenta siempre en bases legales válidas establecidas por las normativas aplicables. Nos aseguramos de que cada operación de procesamiento esté respaldada por al menos uno de los siguientes fundamentos:

• Consentimiento válido del Titular
• Ejecución de un contrato en el que el Titular es parte
• Cumplimiento de una obligación legal aplicable al Responsable
• Protección de intereses vitales del Titular o de otra persona física
• Cumplimiento de una misión realizada en interés público
• Satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el Responsable o por un tercero

Para cada actividad de tratamiento, documentamos internamente la base legal específica que la sustenta, asegurando así la legalidad de todas nuestras operaciones con datos personales.

10.2 Principio de Consentimiento

Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento del Titular, nos aseguramos de que este sea:

• Libre: otorgado sin presión, coacción o perjuicio en caso de negativa
• Específico: referido a finalidades concretas y determinadas
• Informado: precedido de información clara y comprensible sobre todos los aspectos relevantes del tratamiento
• Inequívoco: manifestado mediante una acción afirmativa clara que refleje una voluntad deliberada del Titular
• Revocable: con mecanismos sencillos y accesibles para retirar el consentimiento en cualquier momento

Para el tratamiento de datos sensibles, obtenemos el consentimiento expreso y por escrito del Titular, salvo en casos exceptuados por la ley.

10.3 Principio de Finalidad

Recolectamos y tratamos datos personales únicamente para propósitos específicos, explícitos y legítimos, que son informados al Titular en el momento de la recolección. Nos comprometemos a:

• Definir con precisión las finalidades del tratamiento antes de recolectar los datos
• Comunicar claramente estas finalidades al Titular
• No utilizar los datos para finalidades incompatibles con aquellas que motivaron su recolección original
• Obtener un nuevo consentimiento cuando se pretenda usar los datos para finalidades adicionales

Este principio garantiza que los Titulares comprendan exactamente cómo y por qué se utilizará su información, permitiéndoles tomar decisiones informadas sobre el uso de sus datos.

10.4 Principio de Calidad

Nos esforzamos por garantizar que todos los datos personales que tratamos sean:

• Exactos: reflejando fielmente la realidad de la información proporcionada por el Titular
• Completos: sin omisiones que puedan afectar el propósito del tratamiento
• Pertinentes: adecuados y relevantes en relación con las finalidades para las que son tratados
• Actualizados: mantenidos al día mediante procesos regulares de verificación y actualización
• No excesivos: limitados a lo necesario en relación con las finalidades del tratamiento

Implementamos procedimientos técnicos y organizativos para corregir o eliminar datos inexactos o incompletos, y para mantener la información actualizada cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.

10.5 Principio de Lealtad

Tratamos los datos personales respetando los intereses y expectativas razonables de privacidad de los Titulares, evitando:

• El uso de medios engañosos o fraudulentos para la recolección
• El tratamiento para finalidades distintas a las informadas
• Cualquier práctica que pueda resultar en un perjuicio injustificado para el Titular
• La obtención de ventajas indebidas a costa de la información personal

Este principio nos obliga a actuar con honestidad y transparencia en todas nuestras operaciones de tratamiento de datos, generando confianza en nuestra relación con los Titulares.

10.6 Principio de Proporcionalidad

Limitamos la recolección y el tratamiento de datos personales a aquellos que resultan estrictamente necesarios, adecuados y relevantes para alcanzar las finalidades específicas que hemos comunicado al Titular. Aplicamos criterios de minimización, asegurándonos de:

• No recolectar más datos de los necesarios
• No conservar los datos por más tiempo del requerido
• No realizar tratamientos excesivos o desproporcionados en relación con el propósito perseguido

Este principio nos ayuda a evitar la acumulación innecesaria de datos personales y a reducir los riesgos asociados a su tratamiento.

10.7 Principio de Seguridad

Implementamos medidas técnicas, administrativas y físicas apropiadas para proteger los datos personales contra:

• Acceso no autorizado
• Destrucción accidental o ilícita
• Pérdida, alteración o divulgación no autorizada
• Cualquier otra forma de tratamiento ilícito

Estas medidas son proporcionales a la sensibilidad de los datos tratados y se actualizan continuamente para responder a nuevos riesgos y amenazas. Realizamos evaluaciones periódicas de riesgos y adoptamos las salvaguardas necesarias para garantizar un nivel adecuado de seguridad durante todo el ciclo de vida de los datos.

10.8 Principio de Responsabilidad Demostrada

Asumimos la responsabilidad por el cumplimiento de todos los principios anteriores y estamos en capacidad de demostrarlo ante los Titulares, las autoridades o cualquier parte interesada. Para ello:

• Documentamos todas nuestras políticas y procedimientos de protección de datos
• Mantenemos registros detallados de nuestras actividades de tratamiento
• Realizamos evaluaciones de impacto en la privacidad cuando es necesario
• Implementamos programas integrales de capacitación para nuestro personal
• Designamos responsables internos para supervisar el cumplimiento
• Adoptamos un enfoque de privacidad por diseño y por defecto en todos nuestros proyectos

Este principio de accountability nos obliga no solo a cumplir con las normas de protección de datos, sino también a estar en capacidad de acreditar dicho cumplimiento de manera proactiva.

11. Deberes de Neutral AI como Responsable

Como entidad responsable del tratamiento de datos personales, Neutral AI asume una serie de obligaciones legales y éticas frente a los Titulares y las autoridades competentes. Estos deberes, que cumplimos rigurosamente en todas nuestras operaciones, son fundamentales para garantizar un tratamiento adecuado de la información personal y proteger los derechos de los Titulares.

11.1 Deber de Información

Nos comprometemos a informar a los Titulares, de manera clara, completa y oportuna, sobre todos los aspectos relevantes del tratamiento de sus datos personales:

• La identidad y datos de contacto de Neutral AI como Responsable del tratamiento
• Las finalidades específicas del tratamiento
• La base legal que justifica cada actividad de procesamiento
• Los tipos de datos personales que recolectamos
• Los destinatarios o categorías de destinatarios a quienes se comunicarán los datos
• La intención de transferir datos a terceros países u organizaciones internacionales
• El plazo de conservación de los datos o los criterios para determinarlo
• La existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles
• Los derechos que asisten al Titular y los mecanismos para ejercerlos
• El carácter obligatorio o facultativo de la respuesta a cada solicitud de datos

Esta información se proporciona a través de nuestro Aviso de Privacidad, que ponemos a disposición del Titular antes de la recolección de sus datos o en el primer contacto cuando la recolección no se realiza directamente del Titular.

11.2 Deber de Obtención del Consentimiento

Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento del Titular, asumimos la responsabilidad de:

• Solicitar el consentimiento de forma que sea claramente distinguible de otros asuntos
• Presentar la solicitud en lenguaje claro y sencillo
• Permitir que el Titular otorgue consentimientos separados para distintas operaciones
• Conservar evidencia del consentimiento otorgado
• Facilitar la revocación del consentimiento en cualquier momento

Para el tratamiento de datos sensibles, solicitamos el consentimiento expreso y por escrito del Titular, salvo en las excepciones previstas por la ley, y adoptamos garantías reforzadas para su protección.

11.3 Deber de Calidad y Corrección de los Datos

Nos comprometemos a mantener los datos personales con la mayor exactitud, integridad y actualización posible:

• Implementamos procesos de verificación de la calidad de los datos
• Actualizamos periódicamente la información cuando es necesario
• Corregimos prontamente los datos inexactos o incompletos
• Complementamos los datos parciales cuando es relevante para las finalidades del tratamiento
• Bloqueamos o suprimimos los datos que han dejado de ser necesarios

Cuando recibimos rectificaciones o actualizaciones de datos por parte del Titular, las implementamos sin dilación indebida y las comunicamos a los Encargados o terceros a quienes se hayan transferido dichos datos.

11.4 Deber de Seguridad y Confidencialidad

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad e integridad de los datos personales:

• Ciframos los datos en tránsito y en reposo cuando es necesario
• Aplicamos controles de acceso estrictos basados en el principio de privilegio mínimo
• Realizamos copias de seguridad regulares para prevenir pérdidas accidentales
• Establecemos protocolos de detección y gestión de incidentes de seguridad
• Ejecutamos auditorías periódicas de seguridad
• Adoptamos medidas especiales para la protección de datos sensibles

Asimismo, garantizamos la confidencialidad de la información, asegurándonos de que solo personal autorizado y con necesidad legítima de conocer tenga acceso a los datos personales, y siempre bajo obligaciones contractuales de confidencialidad.

11.5 Deber de Atención a los Derechos de los Titulares

Facilitamos el ejercicio de los derechos que la ley reconoce a los Titulares:

• Establecemos canales accesibles para la recepción de solicitudes
• Verificamos la identidad del solicitante para prevenir accesos no autorizados
• Respondemos a las solicitudes en los plazos establecidos por la normativa aplicable
• Motivamos debidamente cualquier negativa a satisfacer una solicitud
• Proporcionamos la información en formato electrónico cuando es solicitada por ese medio
• No cobramos por la atención de solicitudes, salvo en casos de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas

Mantenemos registros detallados de todas las solicitudes recibidas y las acciones tomadas en respuesta a las mismas.

11.6 Deber de Notificación de Violaciones

En caso de producirse una violación de la seguridad de los datos personales, nos comprometemos a:

• Documentar cualquier violación, sus efectos y las medidas correctivas adoptadas
• Notificar a la autoridad de control competente sin dilación indebida y, cuando sea posible, dentro de las 72 horas siguientes al conocimiento de la violación
• Comunicar al Titular la violación cuando sea probable que entrañe un alto riesgo para sus derechos y libertades
• Implementar inmediatamente medidas para contener y remediar la violación
• Colaborar con las autoridades en la investigación del incidente

La notificación incluirá, como mínimo, la naturaleza de la violación, las categorías y número aproximado de Titulares afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas para mitigar los efectos adversos.

11.7 Deber de Rendición de Cuentas

Asumimos activamente nuestra responsabilidad y estamos preparados para demostrar el cumplimiento de todas nuestras obligaciones:

• Documentamos todas las decisiones relacionadas con el tratamiento de datos
• Mantenemos registros detallados de las actividades de tratamiento
• Realizamos evaluaciones de impacto en la protección de datos cuando es necesario
• Implementamos mecanismos de verificación interna del cumplimiento
• Designamos a un Oficial de Protección de Datos cuando la ley lo requiere
• Cooperamos con las autoridades de control en el ejercicio de sus funciones

Este enfoque de responsabilidad proactiva nos permite no solo cumplir con la normativa, sino también construir una cultura organizacional que valora y protege activamente la privacidad de los datos personales.

12. Limitaciones Temporales al Tratamiento

En Neutral AI, reconocemos que la temporalidad es un aspecto fundamental en el tratamiento responsable de datos personales. Entendemos que los datos no deben conservarse indefinidamente, sino únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su recolección o para satisfacer requisitos legales o contractuales específicos.

12.1 Criterios de Conservación

Aplicamos los siguientes criterios para determinar los períodos de conservación de los datos personales:

12.1.1 Finalidad del Tratamiento

Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para cumplir las finalidades específicas para las que fueron recolectados. Una vez alcanzadas dichas finalidades, procedemos a la supresión o anonimización de los datos, a menos que exista otra base legal para su conservación.

12.1.2 Obligaciones Legales

Retenemos ciertos datos durante los períodos establecidos por la legislación aplicable, especialmente en materia:

• Fiscal y tributaria: conservación de datos de facturación y transacciones económicas (generalmente entre 5 y 10 años)
• Laboral: conservación de datos de empleados y contratistas (durante la relación laboral y por períodos adicionales establecidos por la ley)
• Contable y societaria: conservación de registros corporativos y financieros (según los plazos legales aplicables)
• Prevención de fraude y delitos financieros: conservación de registros de verificación y transacciones (según lo requiera la normativa aplicable)

12.1.3 Relaciones Contractuales

Mantenemos los datos necesarios para la ejecución de contratos durante toda la vigencia de la relación contractual y por un período adicional razonable para:

• Atender posibles reclamaciones o disputas relacionadas con el contrato
• Cumplir con períodos de garantía o responsabilidad post-contractual
• Mantener registros históricos de la relación comercial cuando exista un interés legítimo

12.1.4 Consentimiento del Titular

Cuando el tratamiento se basa exclusivamente en el consentimiento del Titular, mantenemos los datos hasta que dicho consentimiento sea retirado, salvo que exista otra base legal para su conservación.

12.1.5 Interés Legítimo

En los casos en que el tratamiento se basa en el interés legítimo de Neutral AI, evaluamos periódicamente la persistencia de dicho interés y la proporcionalidad del tratamiento, estableciendo plazos razonables de conservación.

12.2 Procedimientos de Bloqueo y Supresión

Una vez concluido el período de conservación necesario, aplicamos procedimientos técnicos específicos para garantizar que los datos personales sean:

12.2.1 Bloqueados

Durante un período intermedio, los datos que ya no son necesarios para la finalidad original pero deben conservarse por obligaciones legales o posibles responsabilidades son:

• Identificados claramente como bloqueados
• Excluidos del tratamiento ordinario
• Accesibles únicamente por personal específicamente autorizado
• Mantenidos con medidas reforzadas de seguridad
• Conservados solo durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades

12.2.2 Suprimidos o Anonimizados

Una vez concluido el período de bloqueo, los datos son:

• Eliminados de forma segura e irreversible de todos nuestros sistemas, o
• Anonimizados de manera que sea técnicamente imposible reidentificar al Titular, permitiendo su uso posterior únicamente con fines estadísticos o de investigación

12.3 Comunicación al Titular

Informamos a los Titulares sobre los períodos de conservación aplicables a sus datos personales en nuestro Aviso de Privacidad. Cuando no sea posible determinar de antemano un período específico, comunicamos los criterios utilizados para establecer dicho período.

Además, ante solicitudes específicas del Titular, proporcionamos información detallada sobre el tiempo previsto de conservación de sus datos particulares o, en su defecto, los criterios utilizados para determinarlo.

12.4 Excepciones a la Limitación Temporal

Existen circunstancias excepcionales en las que podemos conservar ciertos datos por períodos más prolongados:

• Fines de archivo en interés público
• Fines de investigación científica o histórica
• Fines estadísticos
• Ejercicio o defensa de reclamaciones legales
• Cumplimiento de obligaciones legales específicas

En estos casos, implementamos garantías adecuadas para proteger los derechos y libertades del Titular, como la minimización de datos, la seudonimización cuando sea posible, y medidas técnicas y organizativas reforzadas.

13. Finalidades del Tratamiento

En Neutral AI, tratamos datos personales para propósitos específicos, explícitos y legítimos, que son comunicados al Titular en el momento de la recolección. Es fundamental que los Titulares comprendan claramente para qué utilizamos su información, lo que les permite tomar decisiones informadas sobre el control de sus datos.

13.1 Finalidades Primarias

Las finalidades primarias constituyen el propósito principal y esencial que motiva la recolección y el tratamiento de los datos personales. Estas finalidades están directamente relacionadas con la relación jurídica principal entre el Titular y Neutral AI:

13.1.1 Desarrollo e Implementación de Agentes de IA

• Diseño, desarrollo y personalización de agentes de inteligencia artificial según las especificaciones y necesidades del cliente
• Entrenamiento de modelos de IA utilizando datos estructurados proporcionados por el cliente
• Implementación y despliegue de soluciones de IA en los sistemas y plataformas del cliente
• Integración de agentes de IA con sistemas preexistentes del cliente
• Monitoreo del rendimiento y optimización continua de los agentes implementados
• Análisis de patrones de uso para mejorar la funcionalidad y precisión de las respuestas
• Desarrollo de capacidades específicas del agente según los requerimientos del proyecto

13.1.2 Gestión de Relaciones Contractuales

• Elaboración, celebración y ejecución de contratos con clientes, proveedores y socios comerciales
• Gestión de pagos, facturación y cobranza relacionados con los servicios prestados
• Atención de solicitudes, consultas y requerimientos relacionados con el servicio contratado
• Cumplimiento de obligaciones contractuales específicas según el alcance de cada proyecto
• Seguimiento y evaluación del nivel de servicio proporcionado
• Gestión de renovaciones, ampliaciones o modificaciones contractuales
• Resolución de disputas o controversias relacionadas con la relación contractual

13.1.3 Soporte Técnico y Servicio al Cliente

• Diagnóstico y resolución de problemas técnicos en los agentes de IA implementados
• Asistencia remota o presencial para la configuración y uso óptimo de las soluciones
• Atención de consultas técnicas y operativas relacionadas con los servicios
• Seguimiento de tickets de soporte hasta su resolución completa
• Capacitación a usuarios sobre el uso adecuado de los agentes de IA
• Actualización de sistemas y aplicación de mejoras funcionales
• Recopilación de retroalimentación para la mejora continua del servicio

13.1.4 Cumplimiento de Obligaciones Legales

• Emisión de facturas y comprobantes fiscales de acuerdo con la legislación aplicable
• Cumplimiento de requisitos fiscales y tributarios en las jurisdicciones donde operamos
• Atención a requerimientos de autoridades competentes cuando sea legalmente exigible
• Mantenimiento de registros contables y corporativos según lo establecido por la ley
• Cumplimiento de normativas sectoriales específicas aplicables a nuestras operaciones
• Gestión de obligaciones laborales y de seguridad social para nuestros empleados
• Implementación de medidas de seguridad exigidas por la legislación de protección de datos

13.2 Finalidades Secundarias

Las finalidades secundarias no son esenciales para la relación principal entre el Titular y Neutral AI, pero complementan dicha relación y aportan valor añadido. El Titular puede oponerse al tratamiento de sus datos para estas finalidades sin que ello afecte a la prestación del servicio principal:

13.2.1 Comunicaciones Comerciales y Marketing

• Envío de información sobre nuevos productos y servicios que puedan ser de interés
• Comunicación de promociones, descuentos o programas especiales
• Invitaciones a eventos, webinars y capacitaciones relacionadas con IA
• Distribución de boletines informativos sobre tendencias y novedades en el sector
• Realización de encuestas de satisfacción y estudios de mercado
• Personalización de comunicaciones basadas en preferencias e intereses
• Recordatorios sobre renovaciones de servicios o actualizaciones disponibles

13.2.2 Mejora y Desarrollo de Servicios

• Análisis agregado de patrones de uso para identificar oportunidades de mejora
• Investigación y desarrollo de nuevas funcionalidades y capacidades de IA
• Optimización de procesos internos para mejorar la calidad del servicio
• Evaluación de la experiencia del usuario para simplificar interfaces y flujos de trabajo
• Realización de pruebas controladas de nuevas características antes de su lanzamiento
• Creación de modelos predictivos para anticipar necesidades futuras de los clientes
• Benchmarking anónimo para comparar rendimiento con estándares de la industria

13.2.3 Establecimiento de Relaciones Profesionales

• Creación y mantenimiento de redes profesionales en el ecosistema de IA
• Participación en comunidades especializadas del sector tecnológico
• Colaboración con instituciones académicas y centros de investigación
• Desarrollo de programas de responsabilidad social corporativa
• Establecimiento de alianzas estratégicas con socios complementarios
• Participación en iniciativas sectoriales y grupos de trabajo sobre ética en IA
• Difusión de conocimiento y mejores prácticas en el ámbito de la inteligencia artificial

13.3 Finalidades por Tipo de Relación

Según el tipo de relación que el Titular mantiene con Neutral AI, existen finalidades específicas adicionales para el tratamiento de sus datos personales:

13.3.1 Clientes y Prospectos

• Evaluación de necesidades y oportunidades de implementación de agentes de IA
• Elaboración de propuestas técnicas y económicas personalizadas
• Gestión del ciclo de vida completo del cliente, desde el contacto inicial hasta la postventa
• Segmentación para ofrecer soluciones adaptadas a industrias o necesidades específicas
• Análisis de satisfacción y fidelización de clientes existentes
• Gestión de programas de recomendación y referencias
• Identificación de oportunidades de crecimiento y expansión de servicios

13.3.2 Empleados y Candidatos

• Gestión del proceso de reclutamiento, selección y contratación
• Administración de la relación laboral, incluyendo gestión de nómina y beneficios
• Evaluación de desempeño y desarrollo profesional
• Organización de actividades de formación y capacitación especializada
• Planificación de carrera y sucesión dentro de la organización
• Gestión de permisos, licencias y ausencias
• Cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad y salud laboral
• Terminación de la relación laboral y procesos de salida

13.3.3 Proveedores y Colaboradores

• Evaluación y selección de proveedores según criterios técnicos y económicos
• Gestión de contratos y acuerdos de nivel de servicio
• Procesamiento de facturas y realización de pagos
• Evaluación continua del desempeño y calidad del servicio
• Gestión de accesos a sistemas y recursos cuando sea necesario
• Comunicación eficiente para la coordinación de entregas y servicios
• Negociación y renovación de condiciones contractuales

13.3.4 Visitantes de Instalaciones Físicas

• Control de acceso y seguridad de las instalaciones
• Gestión de visitantes y registro de entradas y salidas
• Videovigilancia para protección de personas y bienes
• Prevención y gestión de incidentes de seguridad
• Cumplimiento de protocolos de emergencia y evacuación
• Atención a requisitos de visitas específicas (ej. dietas especiales, accesibilidad)
• Control de uso de instalaciones y recursos compartidos

13.3.5 Usuarios de Plataformas Digitales

• Gestión de cuentas y perfiles de usuario
• Autenticación y control de acceso a funcionalidades
• Personalización de la experiencia de usuario
• Monitoreo de rendimiento y detección de problemas técnicos
• Análisis de patrones de uso para optimización de interfaces
• Asistencia técnica y resolución de consultas
• Implementación de medidas de seguridad digital

Es importante destacar que todas estas finalidades son comunicadas de manera clara y específica al Titular antes de la recolección de sus datos, permitiéndole ejercer un control efectivo sobre el uso de su información personal.

14. Tratamiento de Datos Sensibles

En Neutral AI comprendemos la especial naturaleza y nivel de protección que requieren los datos personales sensibles, los cuales, por su contenido, pueden afectar la esfera más íntima del Titular o dar lugar a discriminación si son utilizados indebidamente. Por ello, hemos establecido protocolos especialmente rigurosos para su tratamiento, que van más allá de las salvaguardas estándar aplicadas al resto de datos personales.

14.1 Categorías de Datos Sensibles

Identificamos como datos sensibles, y por tanto sujetos a protección reforzada, aquellos que revelen:

• Origen racial o étnico
• Estado de salud presente o futuro
• Información genética
• Creencias religiosas, filosóficas y morales
• Afiliación sindical
• Opiniones políticas
• Preferencia sexual
• Datos biométricos para identificar de manera unívoca a una persona
• Datos financieros detallados y patrimonio personal
• Antecedentes judiciales y procedimientos legales en curso

14.2 Principio de Tratamiento Excepcional

Como regla general, Neutral AI no recolecta ni procesa datos sensibles, salvo que concurra al menos una de las siguientes circunstancias:

• Exista consentimiento explícito y por escrito del Titular para finalidades específicas
• El tratamiento sea necesario para proteger intereses vitales del Titular incapacitado para dar su consentimiento
• El procesamiento se relacione con datos que el Titular haya hecho manifiestamente públicos
• El tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
• El procesamiento sea requerido para fines de medicina preventiva o laboral, evaluación de capacidad laboral, diagnóstico médico, prestación de asistencia sanitaria, o gestión de sistemas y servicios sanitarios o sociales
• El tratamiento sea necesario por razones de interés público esencial, sobre la base del Derecho de la Unión o de los Estados miembros
• El procesamiento sea necesario con fines de archivo en interés público, investigación científica o histórica, o fines estadísticos

14.3 Requisitos Específicos para el Consentimiento

Cuando el tratamiento de datos sensibles se base en el consentimiento del Titular, nos aseguramos de que dicho consentimiento sea:

• Explícito: mediante una declaración clara y afirmativa que especifique los datos sensibles a tratar
• Escrito: documentado formalmente, ya sea en formato físico o electrónico con mecanismos que permitan verificar la identidad del Titular
• Específico: referido con precisión a cada categoría de datos sensibles y a cada finalidad particular
• Informado: precedido de una explicación detallada sobre las implicaciones del tratamiento
• Libre: otorgado sin coacción, condicionamiento o consecuencias negativas en caso de negativa
• Previo: obtenido antes de la recolección o tratamiento de los datos sensibles
• Revocable: con mecanismos claros y accesibles para retirar el consentimiento en cualquier momento

Mantenemos registros detallados de los consentimientos obtenidos, incluyendo fecha, forma, alcance y cualquier modificación posterior.

14.4 Medidas de Seguridad Reforzadas

Para los datos sensibles implementamos medidas de seguridad especialmente robustas:

• Cifrado de extremo a extremo durante la transmisión y almacenamiento
• Acceso restringido bajo el principio de privilegio mínimo y necesidad de conocer
• Sistemas de autenticación multifactor para el personal autorizado
• Registros detallados de auditoría para cualquier acceso o modificación
• Seudonimización o disociación cuando sea técnicamente viable
• Almacenamiento en sistemas segregados con protección reforzada
• Eliminación segura cuando ya no sean necesarios, utilizando métodos certificados
• Protocolos específicos de respuesta ante incidentes que afecten a estos datos
• Evaluaciones de impacto previas a cualquier nuevo tratamiento

14.5 Contextos Específicos de Tratamiento

14.5.1 Datos Biométricos

Cuando implementamos sistemas de identificación biométrica como parte de nuestras soluciones de IA:

• Ofrecemos siempre métodos alternativos de identificación
• Almacenamos plantillas biométricas en lugar de datos biométricos en bruto
• Implementamos técnicas de detección de vida para prevenir suplantaciones
• Establecemos umbrales de coincidencia que equilibren seguridad y usabilidad
• Cumplimos con estándares internacionales de interoperabilidad y seguridad

14.5.2 Datos de Salud

En proyectos relacionados con el sector sanitario:

• Aplicamos estándares específicos de la industria (como HIPAA cuando sea aplicable)
• Implementamos medidas adicionales de anonimización o seudonimización
• Limitamos el procesamiento al mínimo necesario para el objetivo médico específico
• Aseguramos la separación de los datos identificativos de los datos clínicos cuando es posible
• Establecemos protocolos especiales para la gestión de emergencias médicas

14.5.3 Datos Financieros

Cuando procesamos información financiera detallada:

• Cumplimos con estándares de seguridad de la industria financiera (como PCI DSS)
• Implementamos monitoreo en tiempo real de actividades sospechosas
• Aplicamos técnicas de tokenización para reducir la exposición de datos reales
• Establecemos límites de retención especialmente restrictivos
• Realizamos auditorías periódicas específicas para estos datos

14.6 Transparencia y Control Reforzado

Para el tratamiento de datos sensibles, proporcionamos al Titular:

• Información detallada sobre las garantías específicas implementadas
• Notificación inmediata ante cualquier incidente que pueda afectar a sus datos sensibles
• Mecanismos simplificados para revocar el consentimiento o ejercer sus derechos ARCO
• Acceso a registros completos del tratamiento realizado sobre sus datos
• Explicación clara sobre el impacto potencial del tratamiento

14.7 Proveedores y Transferencias

Cuando es absolutamente necesario compartir datos sensibles con proveedores o transferirlos:

• Seleccionamos únicamente proveedores con experiencia demostrada en el manejo de datos sensibles
• Exigimos garantías contractuales reforzadas y específicas para estos datos
• Realizamos auditorías previas y periódicas de sus medidas de seguridad
• Limitamos el acceso exclusivamente a los datos mínimos necesarios
• Prohibimos el uso de subencargados sin autorización previa y específica
• Establecemos canales seguros y verificables para la transmisión
• Verificamos el cumplimiento de todas las salvaguardas antes de cualquier transferencia

Es importante destacar que, en caso de duda sobre la naturaleza sensible de ciertos datos, optamos por aplicar el nivel más alto de protección, siguiendo el principio de precaución.

15. Transferencia de Datos a Terceros

La colaboración con proveedores especializados y socios comerciales es esencial para proporcionar servicios de IA de alta calidad. En Neutral AI, nos aseguramos de que cualquier transferencia de datos personales a terceros se realice con total transparencia y bajo estrictas garantías de seguridad y confidencialidad.

15.1 Categorías de Destinatarios

Podemos compartir datos personales con las siguientes categorías de destinatarios:

15.1.1 Proveedores de Servicios Tecnológicos

• Proveedores de infraestructura en la nube (como AWS, Microsoft Azure, Google Cloud Platform)
• Plataformas especializadas para el desarrollo de agentes de IA (como Botpress)
• Servicios de análisis de datos y visualización (como Dive)
• Proveedores de herramientas de seguridad informática
• Empresas de mantenimiento y soporte técnico
• Servicios de backup y recuperación de desastres
• Proveedores de soluciones de autenticación y control de acceso

15.1.2 Proveedores de Servicios Profesionales

• Asesores legales y despachos de abogados
• Consultores fiscales y contables
• Auditores externos
• Servicios de formación especializada
• Consultores en protección de datos y seguridad de la información
• Empresas de reclutamiento y selección
• Proveedores de servicios de traducción e interpretación

15.1.3 Socios Comerciales

• Empresas colaboradoras en proyectos conjuntos
• Representantes y agentes comerciales
• Distribuidores y revendedores autorizados
• Aliados estratégicos para soluciones integradas
• Compañías de eventos y marketing para actividades promocionales conjuntas

15.1.4 Entidades dentro del Grupo Empresarial

• Filiales y subsidiarias de Neutral AI
• Oficinas regionales en diferentes territorios
• Departamentos centralizados que prestan servicios compartidos

15.1.5 Autoridades y Organismos Públicos

• Autoridades fiscales y tributarias
• Organismos reguladores de protección de datos
• Autoridades judiciales bajo requerimiento legal
• Entidades públicas cuando existe una obligación legal de comunicación

15.2 Finalidades de las Transferencias

Las transferencias de datos a terceros se realizan exclusivamente para los siguientes propósitos:

15.2.1 Provisión de Servicios Contratados

• Implementación y soporte de infraestructuras tecnológicas
• Desarrollo e integración de componentes especializados
• Procesamiento distribuido para funcionalidades de IA avanzadas
• Almacenamiento seguro y respaldo de información
• Asistencia técnica y resolución de incidencias
• Mejora continua y actualización de sistemas

15.2.2 Cumplimiento de Obligaciones Legales

• Atención a requerimientos de autoridades competentes
• Cumplimiento de obligaciones fiscales y tributarias
• Reporting obligatorio a organismos reguladores
• Cumplimiento de procesos de auditoría legalmente exigidos
• Respuesta a procedimientos judiciales o administrativos

15.2.3 Gestión Corporativa

• Administración centralizada de recursos
• Consolidación de información financiera y operativa
• Aplicación de políticas y procedimientos corporativos
• Gestión global de la relación con clientes multinacionales
• Desarrollo e implementación de estrategias de grupo

15.2.4 Protección de Intereses Legítimos

• Prevención, detección e investigación de fraudes
• Protección de la seguridad de sistemas e instalaciones
• Ejercicio o defensa de reclamaciones legales
• Verificación del cumplimiento de términos y condiciones
• Operaciones societarias (fusiones, adquisiciones, reestructuraciones)

15.3 Salvaguardas y Garantías

Para asegurar la protección de los datos personales transferidos a terceros, implementamos las siguientes medidas:

15.3.1 Acuerdos Contractuales

• Contratos detallados de encargo de tratamiento con todos los proveedores
• Inclusión de cláusulas específicas sobre confidencialidad y seguridad
• Definición clara de responsabilidades, limitaciones y obligaciones
• Acuerdos de nivel de servicio (SLAs) con penalizaciones por incumplimiento
• Compromisos de notificación inmediata ante incidentes de seguridad
• Regulación exhaustiva de la cadena de subcontratación
• Provisiones para auditorías y verificaciones periódicas

15.3.2 Evaluación y Selección de Proveedores

• Due diligence técnico y legal previo a cualquier transferencia
• Verificación de certificaciones de seguridad y cumplimiento normativo
• Evaluación del historial y reputación en protección de datos
• Análisis de las medidas técnicas y organizativas implementadas
• Revisión de políticas internas y procedimientos de gestión de datos
• Evaluación de la capacidad para responder a ejercicios de derechos
• Verificación de mecanismos de rendición de cuentas

15.3.3 Transferencias Internacionales

Cuando los datos se transfieren fuera del Espacio Económico Europeo o a países sin un nivel adecuado de protección reconocido, implementamos garantías adicionales:

• Cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea
• Normas corporativas vinculantes para transferencias intragrupo
• Mecanismos de certificación específicamente aprobados
• Evaluaciones de impacto específicas para cada transferencia internacional
• Medidas técnicas suplementarias según las recomendaciones del EDPB
• Transparencia reforzada hacia los Titulares sobre estas transferencias
• Mecanismos efectivos para la suspensión inmediata de transferencias problemáticas

15.3.4 Limitación y Minimización

• Transferencia exclusiva de los datos estrictamente necesarios
• Limitación temporal del acceso al período mínimo requerido
• Anonimización o seudonimización cuando sea técnicamente viable
• Acceso basado en roles y necesidad de conocer
• Segregación de datos entre diferentes proveedores cuando es posible
• Prohibición expresa de usos secundarios no autorizados
• Obligación de devolución o destrucción segura tras la prestación del servicio

15.4 Transparencia hacia el Titular

Nos comprometemos a mantener total transparencia respecto a las transferencias de datos:

• Información clara en nuestro Aviso de Privacidad sobre categorías de destinatarios
• Comunicación previa al Titular sobre transferencias no esenciales
• Obtención de consentimiento específico cuando sea legalmente requerido
• Información sobre las garantías implementadas para transferencias internacionales
• Mecanismos accesibles para obtener más información sobre destinatarios específicos
• Notificación de cambios significativos en nuestras prácticas de transferencia
• Atención diligente a consultas relacionadas con transferencias de datos

15.5 Control y Supervisión Continua

Mantenemos un control riguroso sobre los datos transferidos mediante:

• Registro detallado de todas las transferencias realizadas
• Auditorías periódicas a proveedores y destinatarios
• Monitoreo del cumplimiento de acuerdos contractuales
• Evaluación continua de la necesidad y proporcionalidad de cada transferencia
• Verificación regular de la efectividad de las garantías implementadas
• Actualización de medidas según la evolución de riesgos y tecnologías
• Terminación de relaciones con destinatarios que incumplan compromisos

Es importante destacar que Neutral AI mantiene la responsabilidad por el tratamiento adecuado de los datos personales incluso después de transferirlos a terceros, y está comprometida a garantizar que dichos terceros mantengan el mismo nivel de protección que ofrecemos directamente.

16. Seguridad, Integridad y Confidencialidad

La protección de los datos personales es una prioridad fundamental para Neutral AI. Implementamos un robusto conjunto de medidas técnicas, organizativas y físicas diseñadas para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de la información que procesamos. Nuestro enfoque de seguridad es integral, proactivo y en constante evolución para adaptarse a nuevos riesgos y amenazas.

16.1 Marco de Gestión de Seguridad de la Información

Hemos establecido un sistema integral de gestión de seguridad de la información inspirado en estándares internacionales como ISO 27001, que abarca:

16.1.1 Gobernanza y Políticas

• Política general de seguridad de la información aprobada al más alto nivel directivo
• Conjunto específico de políticas para áreas críticas (control de acceso, cifrado, gestión de incidentes, etc.)
• Asignación clara de roles y responsabilidades en materia de seguridad
• Comité de seguridad con participación multidisciplinar
• Integración de requisitos de seguridad en todos los procesos de negocio
• Procedimientos documentados para todas las actividades críticas
• Revisión periódica y actualización de políticas y procedimientos

16.1.2 Gestión de Riesgos

• Metodología estructurada para la identificación y evaluación de riesgos
• Inventario y clasificación de activos de información según su criticidad
• Evaluaciones de riesgo periódicas y ante cambios significativos
• Planes de tratamiento de riesgos con asignación de recursos
• Seguimiento continuo de la efectividad de controles implementados
• Análisis de amenazas emergentes y vulnerabilidades
• Integración de la privacidad en la evaluación de riesgos (Privacy by Design)

16.1.3 Gestión de Continuidad

• Planes de continuidad de negocio y recuperación ante desastres
• Estrategias de respaldo y replicación de datos críticos
• Pruebas regulares de los procedimientos de recuperación
• Sitios alternativos para operaciones críticas
• Acuerdos con proveedores sobre niveles de disponibilidad
• Procedimientos de activación y escalamiento claramente definidos
• Planes de comunicación en caso de crisis

16.2 Medidas Técnicas de Seguridad

Implementamos múltiples capas de controles técnicos para proteger los datos en todas las etapas de su ciclo de vida:

16.2.1 Seguridad en la Red y Sistemas

• Arquitectura de red segmentada con zonas desmilitarizadas (DMZ)
• Firewalls de nueva generación con inspección profunda de paquetes
• Sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDS/IPS)
• Protección contra ataques de denegación de servicio (DDoS)
• Redes privadas virtuales (VPN) para acceso remoto seguro
• Escaneos regulares de vulnerabilidades y pruebas de penetración
• Gestión centralizada de parches y actualizaciones de seguridad
• Monitoreo continuo de eventos de seguridad (SIEM)
• Protección avanzada contra malware y amenazas persistentes

16.2.2 Cifrado y Protección de Datos

• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos seguros (TLS 1.2+)
• Cifrado de datos en reposo para información sensible
• Gestión segura de claves de cifrado con rotación periódica
• Técnicas de tokenización para datos de alto riesgo
• Soluciones de prevención de pérdida de datos (DLP)
• Controles para prevenir la exfiltración no autorizada de información
• Borrado seguro de datos en dispositivos y medios de almacenamiento

16.2.3 Control de Acceso

• Implementación del principio de privilegio mínimo
• Autenticación multifactor para acceso a sistemas críticos
• Gestión centralizada de identidades y accesos
• Procesos formales de solicitud y aprobación de accesos
• Revisión periódica de derechos de acceso (recertificación)
• Desactivación inmediata de accesos tras terminación laboral
• Tiempo de inactividad limitado con cierre automático de sesiones
• Restricciones de acceso basadas en ubicación y horario
• Segregación de funciones para operaciones críticas

16.2.4 Desarrollo Seguro

• Metodologías de desarrollo seguro (SSDLC)
• Pruebas de seguridad automatizadas durante el ciclo de desarrollo
• Revisión de código centrada en seguridad
• Validación de entradas y sanitización de datos
• Gestión segura de dependencias y componentes de terceros
• Entornos de desarrollo, prueba y producción estrictamente separados
• Control de versiones y gestión segura del código fuente
• Pruebas de seguridad específicas para componentes de IA

16.3 Medidas Organizativas

Las tecnologías de seguridad se complementan con procesos organizativos robustos:

16.3.1 Recursos Humanos

• Verificación de antecedentes para posiciones sensibles
• Capacitación obligatoria en seguridad y privacidad para todo el personal
• Formación especializada para roles con responsabilidades específicas
• Programa de concienciación continua sobre amenazas y mejores prácticas
• Acuerdos de confidencialidad y no divulgación
• Procedimientos disciplinarios para violaciones de seguridad
• Devolución de activos y revocación de accesos al finalizar la relación laboral

16.3.2 Gestión de Proveedores

• Evaluación de seguridad previa a la contratación
• Requisitos contractuales específicos sobre protección de datos
• Monitoreo continuo del cumplimiento de proveedores
• Derecho de auditoría sobre controles de seguridad
• Limitación de acceso a datos según necesidad estricta
• Procedimientos de notificación de incidentes
• Evaluaciones periódicas de cumplimiento

16.3.3 Gestión de Incidentes

• Procedimientos detallados para detección, clasificación y respuesta a incidentes
• Equipo de respuesta a incidentes con roles y responsabilidades claramente definidos
• Canales de comunicación y escalamiento establecidos
• Protocolo para notificación a afectados y autoridades cuando sea necesario
• Análisis forense y de causa raíz tras incidentes
• Documentación de lecciones aprendidas e implementación de mejoras
• Simulacros periódicos de respuesta a incidentes

16.4 Medidas Físicas

Protegemos los entornos físicos donde se almacenan o procesan datos personales:

16.4.1 Seguridad Perimetral

• Control de acceso físico mediante sistemas de identificación electrónica
• Vigilancia CCTV con grabación y retención adecuada
• Alarmas contra intrusión y sensores de movimiento
• Iluminación de seguridad en perímetros
• Barreras físicas apropiadas (vallas, muros, puertas reforzadas)
• Seguridad 24/7 en instalaciones críticas

16.4.2 Seguridad Interior

• Zonas de seguridad diferenciadas con controles de acceso progresivos
• Registro de visitantes y acompañamiento en áreas sensibles
• Protección de equipamiento crítico en áreas de acceso restringido
• Sistemas de detección y extinción de incendios
• Control de condiciones ambientales para equipos críticos
• Protección contra daños por agua y otros elementos

16.4.3 Seguridad de Dispositivos y Medios

• Políticas de escritorio limpio y pantalla limpia
• Bloqueo físico de equipos cuando no están en uso
• Gestión segura del ciclo de vida de dispositivos (adquisición, uso, eliminación)
• Destrucción segura de medios de almacenamiento al final de su vida útil
• Inventario y seguimiento de activos físicos
• Controles para dispositivos móviles y trabajo remoto

16.5 Evaluación y Mejora Continua

Nuestro sistema de seguridad evoluciona constantemente mediante:

16.5.1 Monitoreo y Auditoría

• Supervisión continua de sistemas y redes
• Registro y análisis de eventos de seguridad
• Auditorías internas periódicas de cumplimiento
• Auditorías externas por terceros independientes
• Revisiones de seguridad tras cambios significativos
• Análisis de tendencias en incidentes y eventos

16.5.2 Mejora Continua

• Programa formal de gestión de vulnerabilidades
• Seguimiento de avances tecnológicos en seguridad
• Participación en comunidades de seguridad para compartir información
• Revisión regular de la estrategia de seguridad
• Incorporación de lecciones aprendidas de incidentes
• Benchmarking con estándares y mejores prácticas de la industria
• Actualización de controles según la evolución del panorama de amenazas

Estas medidas de seguridad no son estáticas, sino que se adaptan continuamente a nuevos riesgos, tecnologías emergentes y requisitos regulatorios, manteniendo siempre como objetivo primordial la protección de los datos personales que nos han sido confiados.

17. Derechos de los Titulares

En Neutral AI reconocemos y respetamos plenamente los derechos que las leyes de protección de datos otorgan a los Titulares. Estamos comprometidos a facilitar el ejercicio efectivo de estos derechos mediante procedimientos claros, accesibles y eficientes. A continuación, detallamos los derechos específicos que asisten a los Titulares según las distintas normativas aplicables, y los mecanismos que hemos implementado para garantizar su ejercicio.

17.1 Derechos ARCO (México)

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México reconoce los siguientes derechos fundamentales:

17.1.1 Derecho de Acceso

El Titular tiene derecho a obtener confirmación sobre si Neutral AI está tratando sus datos personales y, en tal caso, a acceder a dicha información. Específicamente, puede solicitar:

• Confirmación de la existencia de un tratamiento de sus datos
• Acceso a sus datos personales que obran en nuestras bases de datos
• Información sobre el origen de los datos
• Las finalidades del tratamiento
• Los destinatarios o categorías de destinatarios de los datos
• El plazo previsto de conservación
• La existencia de transferencias nacionales o internacionales

Al atender solicitudes de acceso, proporcionamos la información en un formato claro, estructurado y de fácil comprensión, utilizando un lenguaje sencillo y evitando tecnicismos innecesarios.

17.1.2 Derecho de Rectificación

El Titular tiene derecho a solicitar la corrección de sus datos personales cuando sean inexactos, incompletos o no estén actualizados. Para facilitar este derecho:

• Permitimos la especificación precisa de qué datos deben ser corregidos
• Solicitamos documentación que respalde la rectificación cuando sea pertinente
• Efectuamos las correcciones sin dilación indebida
• Comunicamos los cambios a los encargados del tratamiento y terceros a quienes se hayan transferido los datos
• Notificamos al Titular una vez completada la rectificación

Este derecho garantiza la exactitud de la información personal, lo que beneficia tanto al Titular como a la calidad de nuestros servicios.

17.1.3 Derecho de Cancelación

El Titular puede solicitar la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

• Ya no sean necesarios para las finalidades que motivaron su recolección
• Revoque su consentimiento (cuando este sea la base legal del tratamiento)
• Se hayan tratado ilícitamente
• Deban suprimirse para cumplir con una obligación legal

Ante una solicitud de cancelación, procedemos a:

• Bloquear los datos, identificándolos y reservándolos para impedir su tratamiento
• Mantenerlos disponibles únicamente para autoridades competentes durante el período de prescripción legal
• Eliminarlos definitivamente una vez transcurrido dicho período
• Notificar al Titular sobre la conclusión del proceso

El derecho de cancelación puede estar limitado cuando exista una obligación legal de conservar los datos, o cuando sean necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

17.1.4 Derecho de Oposición

El Titular puede oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando:

• Exista una causa legítima derivada de su situación particular
• El tratamiento tenga por objeto marketing directo
• El tratamiento incluya decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos

Al recibir una solicitud de oposición:

• Evaluamos los motivos expuestos por el Titular
• Suspendemos el tratamiento mientras se realiza la evaluación
• Notificamos la decisión fundamentada
• En caso de proceder, cesamos el tratamiento para las finalidades especificadas
• Incluimos al Titular en listas de exclusión cuando corresponda

17.2 Derechos bajo el GDPR (Unión Europea)

Para los Titulares protegidos por el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), además de los derechos ARCO, reconocemos los siguientes derechos adicionales:

17.2.1 Derecho a la Limitación del Tratamiento

El Titular puede solicitar la restricción del tratamiento de sus datos en los siguientes supuestos:

• Mientras se verifica la exactitud de los datos cuando el Titular la impugna
• Cuando el tratamiento sea ilícito pero el Titular se oponga a la supresión
• Cuando Neutral AI ya no necesite los datos pero el Titular los requiera para reclamaciones legales
• Mientras se verifica si los motivos legítimos de Neutral AI prevalecen sobre los del Titular en caso de oposición

Durante el período de limitación, conservamos los datos pero solo los tratamos con el consentimiento del Titular, para reclamaciones legales, para proteger derechos de terceros o por razones de interés público importante.

17.2.2 Derecho a la Portabilidad de Datos

El Titular tiene derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable cuando:

• El tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato
• El tratamiento se efectúe por medios automatizados

Para facilitar este derecho:

• Proporcionamos los datos en formatos estándar como CSV, JSON o XML
• Facilitamos la transmisión directa a otro responsable cuando sea técnicamente posible
• Incluimos todos los datos proporcionados directamente por el Titular y los generados por su actividad
• Completamos la portabilidad en un plazo razonable y sin coste para el Titular

17.2.3 Derecho a No Ser Objeto de Decisiones Automatizadas

El Titular tiene derecho a no ser sometido a decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente. Excepciones a este derecho incluyen cuando la decisión:

• Es necesaria para la celebración o ejecución de un contrato entre el Titular y Neutral AI
• Está autorizada por ley aplicable
• Se basa en el consentimiento explícito del Titular

En los casos en que aplicamos decisiones automatizadas:

• Informamos claramente al Titular sobre la existencia de este tipo de procesamiento
• Explicamos la lógica aplicada y la importancia de la decisión
• Implementamos medidas apropiadas para salvaguardar los derechos del Titular
• Garantizamos la intervención humana cuando sea solicitada
• Ofrecemos al Titular la posibilidad de expresar su punto de vista e impugnar la decisión

17.2.4 Derecho al Olvido

Como extensión del derecho de cancelación, el GDPR reconoce específicamente el "derecho al olvido", que permite al Titular solicitar la supresión de enlaces, copias o réplicas de sus datos personales que se hayan hecho públicos, particularmente en entornos digitales.

Al recibir una solicitud válida de este tipo:

• Tomamos medidas razonables para informar a otros responsables que estén tratando los datos
• Consideramos la tecnología disponible y el coste de implementación
• Realizamos esfuerzos proporcionados para eliminar la información de índices de búsqueda y copias en caché
• Documentamos las acciones tomadas para cumplir con la solicitud

17.3 Derechos bajo la CCPA/CPRA (California)

Para los residentes de California protegidos por la California Consumer Privacy Act (CCPA) y la California Privacy Rights Act (CPRA), reconocemos los siguientes derechos específicos:

17.3.1 Derecho a Conocer y Acceder

Similar al derecho de acceso, pero con requisitos específicos de la legislación californiana, incluyendo:

• Categorías específicas de información personal recopilada
• Fuentes de recopilación
• Finalidad comercial o de negocio
• Categorías de terceros con quienes se comparte
• Información personal específica recopilada sobre el consumidor

17.3.2 Derecho a Eliminar

Similar al derecho de cancelación, pero con excepciones específicas definidas por la ley de California.

17.3.3 Derecho a Optar por No Participar en la Venta o Compartición

Los consumidores pueden dirigirnos específicamente para que no vendamos ni compartamos su información personal con terceros. Para facilitar este derecho:

• Incluimos un enlace claramente visible "Do Not Sell or Share My Personal Information" en nuestro sitio web
• Respetamos las señales de "Global Privacy Control" (GPC) de los navegadores
• Mantenemos registros de las solicitudes de exclusión durante al menos 12 meses
• Notificamos a terceros
• Notificamos a terceros con quienes hayamos compartido la información sobre la solicitud del consumidor

17.3.4 Derecho a la Corrección

El consumidor tiene derecho a solicitar la corrección de información personal inexacta que mantengamos sobre él.

17.3.5 Derecho a la Limitación del Uso de Información Personal Sensible

Los consumidores pueden limitar el uso y divulgación de su información personal sensible a aquellos usos necesarios para proporcionar los servicios o productos solicitados.

17.3.6 Derecho a la No Discriminación

Garantizamos que los consumidores que ejercen sus derechos no serán objeto de discriminación, como:

• Denegación de bienes o servicios
• Cobro de precios o tarifas diferentes
• Provisión de un nivel o calidad diferente de bienes o servicios
• Sugerencia de que podrían recibir un precio o calidad diferente

17.4 Procedimiento para Ejercer Derechos

Hemos implementado un procedimiento claro, accesible y eficiente para que los Titulares puedan ejercer sus derechos:

17.4.1 Canales de Recepción

Los Titulares pueden presentar sus solicitudes a través de:

• Correo electrónico a soporte@neutral-ai.mx
• Formulario específico en nuestro sitio web
• Correo postal a nuestra dirección física
• Teléfono al número designado para atención de derechos

17.4.2 Requisitos de la Solicitud

Para procesar eficientemente las solicitudes, requerimos:

• Identificación oficial del Titular o su representante legal
• Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer
• Documentos que fundamenten la solicitud (cuando aplique)
• Información de contacto para comunicar la respuesta
• Información de contacto para comunicar la respuesta
• Cualquier elemento que facilite la localización de los datos

17.4.3 Verificación de Identidad

Para proteger la seguridad de los datos y prevenir accesos no autorizados:

• Implementamos procesos de verificación proporcionados al nivel de sensibilidad de los datos
• Solicitamos información adicional solo cuando la inicial no sea suficiente
• Utilizamos canales seguros para la transmisión de documentos de identidad
• No conservamos copias de documentos de identificación más allá del tiempo necesario para la verificación

17.4.4 Plazos de Respuesta

Nos comprometemos a responder dentro de los siguientes plazos:

• Acuse de recibo: Inmediatamente o en un máximo de 3 días hábiles
• Respuesta a solicitudes ARCO (México): 20 días hábiles desde la recepción
• Respuesta a solicitudes GDPR (UE): 1 mes desde la recepción (ampliable a 2 meses en casos complejos)
• Respuesta a solicitudes CCPA/CPRA (California): 45 días calendario (ampliable a 90 días en casos justificados)

En caso de necesitar una prórroga, informamos al Titular antes del vencimiento del plazo inicial, explicando los motivos de la demora.

17.4.5 Modalidades de Respuesta

Proporcionamos las respuestas en el formato solicitado por el Titular, siempre que sea técnicamente posible, o en el formato más adecuado según la naturaleza de la solicitud:

• Correo electrónico con archivos adjuntos protegidos
• Plataforma segura con acceso temporal a la información
• Copias físicas enviadas por correo certificado
• Reuniones presenciales o virtuales para explicar información compleja

17.4.6 Costos

El ejercicio de los derechos es generalmente gratuito. Sin embargo, podemos cobrar una tarifa razonable cuando:

• Las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas
• Se soliciten copias adicionales de los mismos datos
• La legislación aplicable permita expresamente el cobro de tarifas

En estos casos, informamos previamente al Titular sobre el costo aplicable y le ofrecemos alternativas cuando sea posible.

17.4.7 Registro y Seguimiento

Mantenemos un registro detallado de todas las solicitudes recibidas, que incluye:

• Fecha de recepción
• Tipo de solicitud
• Datos del solicitante
• Acciones tomadas
• Fecha de respuesta
• Resultado de la solicitud
• Incidencias durante el proceso

Este registro nos permite demostrar el cumplimiento de los plazos legales y mejorar continuamente nuestros procesos de atención.

17.5 Limitaciones y Excepciones

Existen circunstancias específicas en las que podemos denegar o limitar el ejercicio de estos derechos, siempre de manera justificada y conforme a la legislación aplicable:

17.5.1 Obligaciones Legales

Podemos rechazar la cancelación o supresión cuando debamos conservar los datos para:

• Cumplir una obligación legal que requiera el tratamiento
• Cumplir misiones de interés público o ejercicio de poderes públicos
• Fines de archivo en interés público, investigación científica o histórica, o fines estadísticos

17.5.2 Ejercicio o Defensa de Reclamaciones

Podemos mantener el tratamiento cuando sea necesario para:

• La formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones legales
• La protección de derechos de Neutral AI o de terceros
• El cumplimiento de órdenes judiciales o requerimientos de autoridades competentes

17.5.3 Derechos de Terceros

Podemos limitar el acceso o la portabilidad cuando:

• La información contenga datos personales de terceros
• La divulgación pueda afectar los derechos y libertades de otras personas
• Existan secretos comerciales o propiedad intelectual que deban ser protegidos

17.5.4 Solicitudes Improcedentes

Podemos rechazar solicitudes que sean:

• Manifiestamente infundadas
• Excesivas (especialmente por su carácter repetitivo)
• Imposibles de cumplir por razones técnicas debidamente justificadas
• Presentadas por quien no es el Titular ni su representante autorizado

En todos los casos de limitación o denegación, proporcionamos al Titular una explicación clara de los motivos, información sobre cómo presentar una reclamación ante la autoridad de control competente, y la posibilidad de ejercer acciones judiciales.

18. Consentimiento Explícito

En Neutral AI, reconocemos la importancia fundamental del consentimiento como base legal para el tratamiento de datos personales. Nos comprometemos a obtener un consentimiento que sea verdaderamente libre, específico, informado e inequívoco, cumpliendo con los más altos estándares establecidos por las diversas legislaciones aplicables.

18.1 Mecanismos de Obtención del Consentimiento

Implementamos diversos mecanismos para obtener el consentimiento explícito de los Titulares, adaptados a diferentes contextos de interacción:

18.1.1 Consentimiento en Nuestro Sitio Web

• Banners de cookies que permiten aceptar o rechazar diferentes categorías
• Casillas de verificación no premarcadas para suscripciones y comunicaciones
• Formularios con enlaces directos a nuestra Política de Privacidad
• Confirmación activa mediante clics en botones claramente etiquetados
• Procesos en múltiples pasos para consentimientos complejos
• Opciones de ajuste granular de preferencias de privacidad

18.1.2 Consentimiento en Aplicaciones

• Flujos de consentimiento durante el proceso de instalación
• Solicitudes de permisos contextuales y en el momento necesario
• Explicaciones claras del propósito de cada permiso solicitado
• Opciones para revocar permisos específicos en cualquier momento
• Recordatorios periódicos sobre configuraciones de privacidad activas

18.1.3 Consentimiento en Interacciones con Agentes de IA

Al inicio de cada conversación con uno de nuestros Agentes de IA, se envía un mensaje claro e informativo que incluye:

• Una explicación concisa sobre cómo se tratarán los datos durante la interacción
• Un enlace directo a nuestra Política de Privacidad completa
• Información sobre cómo se almacenarán y utilizarán los datos de la conversación
• Aclaración de que la continuación de la conversación implica la aceptación de las condiciones especificadas
• Opciones para limitar el procesamiento de datos si el usuario lo desea

Este aviso se presenta de manera destacada y en un lenguaje comprensible, asegurando que el usuario pueda tomar una decisión informada antes de proporcionar cualquier información personal.

18.1.4 Consentimiento en Contratos y Documentos Físicos

• Cláusulas específicas de privacidad claramente distinguibles
• Anexos detallados sobre tratamiento de datos
• Espacios designados para firma o iniciales específicas para el consentimiento
• Documentación separada para consentimientos especiales (datos sensibles, transferencias internacionales, etc.)
• Copias físicas o digitales de los consentimientos otorgados

18.2 Características del Consentimiento Válido

Nos aseguramos de que todo consentimiento obtenido cumpla con los siguientes requisitos:

18.2.1 Libre

• Sin condicionamientos ni consecuencias negativas en caso de negativa
• Sin vinculación obligatoria a la aceptación de términos no esenciales para el servicio
• Con alternativas viables cuando el consentimiento se rechaza
• Sin desequilibrios de poder que puedan influir indebidamente
• Con posibilidad real de negativa sin penalizaciones

18.2.2 Específico

• Solicitado separadamente para cada finalidad distinta
• Vinculado a tratamientos concretos y bien definidos
• No generalizado ni ambiguo en su alcance
• Detallado en cuanto a qué datos exactamente serán procesados
• Claro respecto a quién tendrá acceso a los datos

18.2.3 Informado

• Precedido por información clara y comprensible
• Con explicaciones sobre la identidad del responsable
• Detallando las finalidades específicas del tratamiento
• Incluyendo información sobre derechos del Titular
• Comunicando los posibles destinatarios de los datos
• Especificando el período de conservación previsto
• Explicando los procesos automatizados aplicados, si los hubiera

18.2.4 Inequívoco

• Manifestado mediante una acción afirmativa clara
• Documentado para demostrar cuándo y cómo se obtuvo
• No inferido del silencio o la inacción
• No obtenido mediante opciones preseleccionadas
• Verificable y auditable

18.3 Consentimiento para Datos Sensibles

El tratamiento de datos sensibles requiere un nivel elevado de protección, por lo que aplicamos requisitos adicionales:

18.3.1 Consentimiento Expreso

• Solicitado de forma explícita y destacada
• Formulado en términos precisos y contundentes
• Documentado con mayor nivel de detalle
• Obtenido por escrito o mediante equivalente digital con autenticación reforzada
• Renovado periódicamente cuando el tratamiento es continuo

18.3.2 Información Reforzada

• Explicación detallada de la necesidad del tratamiento
• Descripción de las garantías específicas implementadas
• Aclaración sobre los riesgos potenciales
• Información sobre la posibilidad de retirar el consentimiento
• Detalle de quiénes tendrán acceso a esta información sensible

18.4 Gestión y Revocación del Consentimiento

Facilitamos el control continuo del Titular sobre sus consentimientos:

18.4.1 Registro de Consentimientos

• Mantenemos registros detallados de todos los consentimientos obtenidos
• Documentamos la fecha, el medio y el contenido exacto presentado
• Conservamos evidencia de la acción afirmativa realizada
• Registramos modificaciones posteriores a las preferencias
• Implementamos medidas técnicas para garantizar la integridad de estos registros

18.4.2 Centro de Preferencias de Privacidad

• Proporcionamos un panel centralizado para gestionar consentimientos
• Permitimos revisar y modificar preferencias en cualquier momento
• Ofrecemos opciones granulares para diferentes tipos de tratamiento
• Facilitamos la descarga de un registro de consentimientos otorgados
• Actualizamos inmediatamente los sistemas tras cambios en las preferencias

18.4.3 Procedimiento de Revocación

• Ofrecemos múltiples canales para revocar consentimientos
• Garantizamos que el proceso de revocación sea tan sencillo como el de otorgamiento
• Confirmamos la recepción y procesamiento de solicitudes de revocación
• Implementamos los cambios en todos los sistemas y bases de datos relevantes
• Notificamos a encargados y terceros sobre la revocación cuando corresponda
• Informamos claramente sobre las consecuencias de la revocación

18.4.4 Renovación de Consentimientos

• Solicitamos renovación del consentimiento ante cambios sustanciales en el tratamiento
• Revisamos periódicamente los consentimientos antiguos para verificar su vigencia
• Actualizamos la información proporcionada según evolucionen nuestras prácticas
• Obtenemos nuevos consentimientos cuando cambia sustancialmente la finalidad
• Facilitamos la revisión de consentimientos históricos

18.5 Excepciones al Requisito de Consentimiento

Reconocemos que existen circunstancias en las que el tratamiento puede basarse en fundamentos legales distintos del consentimiento:

• Ejecución de un contrato en el que el Titular es parte
• Cumplimiento de una obligación legal
• Protección de intereses vitales del Titular u otras personas
• Cumplimiento de una misión realizada en interés público
• Satisfacción de intereses legítimos perseguidos por Neutral AI o por un tercero

En estos casos, aunque no se requiera consentimiento explícito, mantenemos nuestro compromiso con la transparencia, informando claramente al Titular sobre el tratamiento y su base legal.

19. Modificaciones al Aviso de Privacidad

Neutral AI se compromete a mantener actualizada esta Política de Privacidad para reflejar nuestras prácticas actuales de tratamiento de datos y cumplir con las modificaciones en la legislación aplicable. Reconocemos la importancia de comunicar de manera transparente cualquier cambio que pueda afectar la forma en que tratamos la información personal de los Titulares.

19.1 Proceso de Actualización

Nuestra Política de Privacidad se somete a revisiones periódicas y actualizaciones siguiendo un proceso estructurado:

19.1.1 Monitoreo Continuo

• Seguimiento de cambios en la legislación de protección de datos en todas las jurisdicciones relevantes
• Revisión de nuevas decisiones y criterios emitidos por autoridades de protección de datos
• Evaluación periódica de la adecuación de nuestras políticas a las operaciones actuales
• Análisis de nuevas tecnologías implementadas que puedan afectar el tratamiento de datos
• Consideración de retroalimentación recibida de Titulares y partes interesadas

19.1.2 Procedimiento de Modificación

• Identificación de la necesidad de cambios por el Oficial de Protección de Datos
• Redacción de modificaciones con asesoramiento legal especializado
• Revisión interna por departamentos relevantes (legal, TI, operaciones, etc.)
• Aprobación por la alta dirección
• Implementación de cambios operativos necesarios antes de la publicación
• Actualización de la fecha de última modificación en el documento

19.1.3 Control de Versiones

• Mantenimiento de un historial de todas las versiones anteriores
• Documentación de los cambios realizados entre versiones
• Accesibilidad a versiones anteriores cuando sea legalmente requerido
• Sistema de numeración o fechado claro para identificar cada versión
• Registro de períodos de vigencia de cada versión

19.2 Notificación de Cambios

Nos comprometemos a informar oportunamente a los Titulares sobre modificaciones relevantes:

19.2.1 Cambios Sustanciales

Cuando realizamos modificaciones que afectan materialmente los derechos de los Titulares o la forma en que utilizamos su información personal, implementamos notificaciones reforzadas:

• Comunicaciones directas por correo electrónico a Titulares afectados
• Notificaciones destacadas en nuestro sitio web y aplicaciones
• Períodos de transición adecuados antes de la implementación completa
• Obtención de nuevo consentimiento cuando sea legalmente requerido
• Explicaciones detalladas sobre la naturaleza y el impacto de los cambios

19.2.2 Cambios Menores

Para actualizaciones que no alteran materialmente el tratamiento de datos:

• Publicación de la versión actualizada en nuestro sitio web
• Actualización de la fecha de última modificación
• Mensaje informativo temporal en nuestras plataformas
• Disponibilidad de un resumen de cambios a solicitud del Titular
• Mantenimiento de la versión anterior durante un período razonable

19.2.3 Métodos de Notificación

Utilizamos diversos canales para garantizar que los Titulares estén informados:

• Banner informativo en nuestro sitio web
• Notificaciones dentro de nuestras aplicaciones
• Correos electrónicos a usuarios registrados
• Comunicados en nuestras redes sociales oficiales
• Sección de "Novedades" en nuestro sitio web
• Notificaciones a través de nuestros agentes de IA

19.3 Aceptación de Modificaciones

19.3.1 Mecanismos de Aceptación

Según la naturaleza de los cambios, podemos implementar diferentes mecanismos:

• Aceptación activa mediante casilla de verificación para cambios sustanciales
• Continuación del uso tras notificación adecuada para cambios menores
• Procesos de doble confirmación para modificaciones que afectan datos sensibles
• Opciones granulares para aceptar solo ciertos cambios
• Período de gracia para revisar los cambios antes de tomar una decisión

19.3.2 Consecuencias de No Aceptación

Informamos claramente sobre las implicaciones de no aceptar los cambios:

• Posibilidad de continuar con los términos anteriores cuando sea viable
• Opciones alternativas para los servicios afectados
• Procedimientos para la terminación de la relación si no hay alternativas viables
• Procesos para la devolución o eliminación de datos si se termina la relación
• Información sobre servicios alternativos cuando corresponda

19.4 Vigencia de la Política

La presente Política de Privacidad está vigente desde el 23 de marzo de 2025, y reemplaza todas las versiones anteriores. Nos comprometemos a mantener este documento actualizado y a comunicar oportunamente cualquier modificación relevante.

20. Oficial de Protección de Datos

Neutral AI ha designado formalmente un Oficial de Protección de Datos (DPO por sus siglas en inglés) como parte de nuestro compromiso con la responsabilidad demostrada y la implementación efectiva de las mejores prácticas en materia de privacidad. Esta figura clave actúa como garante del cumplimiento normativo y como punto de contacto entre nuestra organización, los Titulares y las autoridades de control.

20.1 Designación y Perfil

Nuestro Oficial de Protección de Datos ha sido seleccionado en base a sus cualificaciones profesionales y, en particular, a su conocimiento especializado del derecho y la práctica en materia de protección de datos, así como su capacidad para desempeñar las funciones descritas en esta sección.

El DPO posee:

• Formación especializada en protección de datos y privacidad
• Conocimiento profundo de la legislación aplicable en múltiples jurisdicciones
• Comprensión de las operaciones de tratamiento de datos de Neutral AI
• Familiaridad con operaciones de tecnología de la información y seguridad
• Capacidad para comunicarse eficazmente con todos los niveles de la organización
• Independencia en el ejercicio de sus funciones
• Autoridad reconocida dentro de la estructura organizativa

20.2 Funciones y Responsabilidades

El Oficial de Protección de Datos desempeña las siguientes funciones clave:

20.2.1 Asesoramiento Interno

• Proporciona orientación sobre obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos
• Asesora en la realización de evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos
• Ofrece recomendaciones sobre la aplicación práctica de los principios de privacidad
• Guía a equipos de desarrollo en la implementación de privacidad por diseño y por defecto
• Colabora en la redacción y revisión de políticas y procedimientos internos
• Asiste en la elaboración de contratos y acuerdos que involucren tratamiento de datos

20.2.2 Monitoreo de Cumplimiento

• Supervisa el cumplimiento de la normativa de protección de datos
• Realiza auditorías periódicas de los sistemas y procesos
• Verifica la adecuada implementación de medidas técnicas y organizativas
• Revisa procedimientos de notificación y gestión de violaciones de seguridad
• Evalúa la efectividad de las medidas de seguridad implementadas
• Identifica áreas de mejora y recomienda acciones correctivas

20.2.3 Formación y Concienciación

• Desarrolla e implementa programas de formación para el personal
• Crea materiales educativos adaptados a diferentes roles en la organización
• Organiza sesiones de sensibilización sobre protección de datos
• Mantiene al personal informado sobre requisitos legales actualizados
• Promueve una cultura de privacidad en toda la organización
• Brinda capacitación especializada para equipos que manejan datos sensibles

20.2.4 Punto de Contacto

• Actúa como punto de contacto para los Titulares que deseen ejercer sus derechos
• Coordina las respuestas a solicitudes de derechos ARCO y otros derechos aplicables
• Sirve de enlace con las autoridades de control en cuestiones relativas al tratamiento
• Representa a Neutral AI en consultas previas y otros procedimientos ante las autoridades
• Facilita la comunicación entre diferentes departamentos en cuestiones de privacidad
• Interactúa con homólogos de socios comerciales y proveedores

20.2.5 Gestión de Riesgos

• Participa en la identificación y evaluación de riesgos relacionados con el tratamiento de datos
• Contribuye a la realización de evaluaciones de impacto en la protección de datos
• Asesora sobre medidas para mitigar riesgos identificados
• Evalúa implicaciones de privacidad de nuevas tecnologías antes de su implementación
• Analiza incidentes de seguridad desde la perspectiva de protección de datos
• Participa en la respuesta a violaciones de seguridad de datos personales

20.3 Independencia y Posición Organizativa

Para garantizar la efectividad de sus funciones, nuestro Oficial de Protección de Datos:

• Reporta directamente al más alto nivel de dirección de Neutral AI
• No recibe instrucciones sobre el desempeño de sus tareas
• No es penalizado ni destituido por el desempeño de sus funciones
• No tiene conflictos de interés con otras posibles responsabilidades
• Dispone de los recursos necesarios para el desempeño de sus tareas
• Tiene acceso a las operaciones de tratamiento y recibe apoyo de todos los departamentos
• Cuenta con tiempo suficiente para cumplir con sus obligaciones
• Participa de forma temprana en todos los asuntos relacionados con la protección de datos

20.4 Contacto con el DPO

Los Titulares pueden contactar con nuestro Oficial de Protección de Datos para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de sus datos personales y con el ejercicio de sus derechos, a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico: soporte@neutral-ai.mx

Todas las consultas serán tratadas con confidencialidad y recibirán respuesta dentro de los plazos establecidos por la normativa aplicable.

21. Tecnologías de IA y Procesamiento de Datos

En Neutral AI, como desarrolladores de agentes de inteligencia artificial, consideramos fundamental proporcionar información clara y detallada sobre cómo nuestras tecnologías de IA interactúan con los datos personales. Entendemos que las soluciones basadas en IA presentan consideraciones únicas en términos de privacidad, transparencia y ética que deben abordarse específicamente.

21.1 Tecnologías de IA Utilizadas

21.1.1 Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP)

Nuestros agentes incorporan tecnologías avanzadas de NLP que permiten:

• Comprensión del lenguaje humano en forma de texto o voz
• Análisis del contenido semántico de las conversaciones
• Identificación de intenciones y entidades en las consultas
• Generación de respuestas contextuales y coherentes
• Mantenimiento de memoria conversacional
• Adaptación a diferentes idiomas y dialectos

Estas tecnologías permiten que nuestros agentes de IA mantengan conversaciones naturales y efectivas con los usuarios, comprendiendo matices, contexto y proporcionando respuestas relevantes.

21.1.2 Aprendizaje Automático (Machine Learning)

Implementamos diversos algoritmos y técnicas de aprendizaje automático que permiten a nuestros sistemas:

• Mejorar continuamente en base a interacciones previas
• Identificar patrones en grandes volúmenes de datos
• Personalizar respuestas según el perfil y preferencias del usuario
• Predecir necesidades basadas en comportamientos recurrentes
• Optimizar procesos mediante recomendaciones data-driven
• Clasificar y categorizar información automáticamente

Estos modelos son entrenados inicialmente con datos cuidadosamente seleccionados y posteriormente refinados mediante procesos supervisados de mejora continua.

21.1.3 Sistemas de Recomendación

Desarrollamos motores de recomendación que analizan preferencias y comportamientos para:

• Sugerir información o acciones relevantes
• Personalizar la experiencia del usuario
• Anticipar necesidades basadas en patrones históricos
• Optimizar la relevancia de las respuestas
• Priorizar contenido de mayor utilidad para cada usuario específico

21.1.4 Análisis Cognitivo

Implementamos capacidades analíticas avanzadas que permiten:

• Análisis de sentimientos en las interacciones
• Detección de emociones y tono conversacional
• Evaluación del nivel de satisfacción del usuario
• Identificación de oportunidades de mejora
• Adaptación de respuestas según el contexto emocional

21.1.5 Tecnologías de Automatización

Nuestros agentes incorporan capacidades para:

• Automatizar flujos de trabajo repetitivos
• Ejecutar procesos de negocio predefinidos
• Integrarse con sistemas externos mediante APIs
• Procesar y transformar datos en tiempo real
• Escalar operaciones manteniendo consistencia y precisión

21.2 Datos Procesados por Sistemas de IA

Nuestros agentes de IA procesan diversos tipos de datos durante su operación, incluyendo:

21.2.1 Datos de Entrada del Usuario

• Consultas textuales o de voz proporcionadas directamente
• Selecciones y preferencias expresadas durante la interacción
• Correcciones o clarificaciones a respuestas previas
• Información proporcionada en formularios o campos estructurados
• Archivos o documentos compartidos para su procesamiento

21.2.2 Datos Contextuales

• Historial conversacional reciente para mantener coherencia
• Información de sesión para continuidad de la interacción
• Preferencias previamente expresadas o inferidas
• Ubicación y zona horaria cuando es relevante y autorizado
• Dispositivo y canal de comunicación utilizado

21.2.3 Datos de Sistemas Integrados

• Información recuperada de bases de datos corporativas
• Datos de CRM o ERP según requisitos específicos del cliente
• Información de catálogos de productos o servicios
• Datos de transacciones o registros de actividad
• Información de agenda o calendarios cuando es relevante

21.2.4 Datos Generados

• Respuestas y recomendaciones producidas por el agente
• Métricas de rendimiento y satisfacción
• Registros de actividad y uso
• Estadísticas agregadas para análisis de tendencias
• Identificación de patrones emergentes

21.3 Principios Específicos para IA

Además de los principios generales de protección de datos, aplicamos principios específicos para nuestras tecnologías de IA:

21.3.1 Transparencia Algorítmica

• Proporcionamos información clara sobre cómo funcionan nuestros sistemas de IA
• Explicamos qué factores influyen en las respuestas y recomendaciones
• Comunicamos las limitaciones de nuestros sistemas
• Distinguimos claramente entre contenido generado por IA y humano
• Facilitamos la comprensión de cómo se utilizan los datos para entrenar y mejorar los sistemas

21.3.2 Equidad y No Discriminación

• Diseñamos sistemas que eviten reproducir o amplificar sesgos existentes
• Evaluamos regularmente los resultados para detectar posibles discriminaciones
• Implementamos mecanismos de corrección cuando se identifican patrones problemáticos
• Diversificamos los datos de entrenamiento para representar adecuadamente diferentes grupos
• Priorizamos la equidad en todas las etapas de desarrollo e implementación

21.3.3 Supervisión Humana

• Mantenemos diversos niveles de supervisión humana según la criticidad del caso de uso
• Implementamos procesos de revisión para decisiones significativas
• Facilitamos la intervención humana cuando es solicitada o necesaria
• Establecemos canales claros para escalamiento de casos complejos

21.4 Medidas de Governance para IA

Hemos implementado un marco de governance específico para nuestros sistemas de IA:

21.4.1 Evaluación de Impacto en Protección de Datos

• Realizamos evaluaciones específicas para sistemas de IA antes de su implementación
• Identificamos riesgos particulares asociados con procesamiento automatizado
• Evaluamos posibles impactos en derechos y libertades de los Titulares
• Implementamos medidas mitigadoras proporcionales a los riesgos identificados
• Documentamos todo el proceso y conclusiones para demostrar cumplimiento

21.4.2 Auditoría de Algoritmos

• Realizamos auditorías periódicas de nuestros algoritmos y modelos
• Verificamos la precisión, equidad y consistencia de los resultados
• Identificamos y corregimos posibles sesgos o comportamientos no deseados
• Documentamos cambios y mejoras implementadas
• Involucramos expertos independientes cuando es apropiado

21.4.3 Comité de Ética de IA

• Mantenemos un comité multidisciplinar que supervisa el desarrollo e implementación
• Evaluamos casos complejos desde múltiples perspectivas
• Desarrollamos directrices internas basadas en mejores prácticas
• Monitoreamos desarrollos regulatorios y estándares emergentes
• Revisamos y aprobamos nuevos casos de uso con implicaciones éticas significativas

21.4.4 Formación Especializada

• Capacitamos a nuestro personal en consideraciones éticas y de privacidad específicas de IA
• Proporcionamos recursos actualizados sobre mejores prácticas
• Realizamos talleres sobre casos prácticos y dilemas éticos
• Promovemos una cultura de responsabilidad y conciencia sobre impactos potenciales
• Desarrollamos capacidades internas para evaluar implicaciones de nuevas tecnologías

22. Transferencias Internacionales de Datos

En un mundo globalizado y digital, Neutral AI reconoce la importancia de garantizar una protección adecuada de los datos personales cuando estos atraviesan fronteras nacionales. Implementamos medidas rigurosas para asegurar que cualquier transferencia internacional de datos cumpla con los requisitos legales aplicables y mantenga un nivel apropiado de protección para los derechos de los Titulares.

22.1 Marco Normativo

Las transferencias internacionales de datos que realizamos están sujetas a diversas normativas según las jurisdicciones involucradas:

22.1.1 Unión Europea (GDPR)

Para transferencias desde el Espacio Económico Europeo (EEE), cumplimos con el Capítulo V del GDPR, que permite transferencias internacionales solo bajo determinadas condiciones, como:

• Decisiones de adecuación
• Garantías adecuadas (cláusulas contractuales tipo, normas corporativas vinculantes, etc.)
• Excepciones específicas para situaciones particulares

22.1.2 México (LFPDPPP)

Para transferencias desde México, observamos los requisitos establecidos en la LFPDPPP y su Reglamento, que exigen:

• Informar al Titular sobre las transferencias en el aviso de privacidad
• Obtener consentimiento cuando sea necesario
• Implementar mecanismos para asegurar que el destinatario se obligue a proteger los datos

22.1.3 Estados Unidos

Consideramos las implicaciones de transferencias bajo:

• Marco de Privacidad UE-EE.UU. (Privacy Framework)
• Leyes estatales específicas como la CCPA/CPRA de California

22.1.4 Latinoamérica

Observamos las disposiciones específicas de cada país sobre transferencias internacionales, como:

• Ley 1581 en Colombia
• LGPD en Brasil
• Otras legislaciones nacionales aplicables

22.2 Destinos de Transferencia

Podemos transferir datos personales a los siguientes tipos de destinatarios internacionales:

22.2.1 Entidades del Grupo Empresarial

• Oficinas y subsidiarias en diferentes países
• Centros de procesamiento de datos regionales
• Equipos globales de soporte y desarrollo

22.2.2 Proveedores de Servicios Internacionales

• Proveedores de infraestructura cloud (AWS, Microsoft Azure, Google Cloud)
• Plataformas de desarrollo de IA y análisis de datos
• Servicios de soporte técnico y atención al cliente
• Proveedores de software como servicio (SaaS)

22.2.3 Socios Comerciales y Clientes

• Clientes multinacionales que utilizan nuestros agentes de IA
• Socios estratégicos para desarrollo conjunto de soluciones
• Distribuidores y representantes internacionales

22.3 Mecanismos de Transferencia

Implementamos diversos mecanismos según el destino y contexto de cada transferencia:

22.3.1 Decisiones de Adecuación

Aprovechamos las decisiones de adecuación emitidas por autoridades competentes cuando están disponibles:

• Transferencias a países reconocidos como que ofrecen protección adecuada
• Documentación de la base legal específica para cada flujo de datos
• Verificación periódica de la vigencia de dichas decisiones

22.3.2 Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs)

Para transferencias a países sin decisión de adecuación:

• Implementamos las cláusulas contractuales tipo más recientes aprobadas por la Comisión Europea
• Adaptamos los anexos según las características específicas de cada transferencia
• Realizamos evaluaciones de impacto de transferencia cuando es necesario
• Implementamos medidas suplementarias cuando la evaluación lo requiere
• Mantenemos registros detallados de todas las transferencias amparadas

22.3.3 Normas Corporativas Vinculantes (BCRs)

Para transferencias dentro del grupo empresarial:

• Desarrollamos políticas internas con estándares consistentes globalmente
• Obtenemos aprobación de autoridades supervisoras cuando es requerido
• Implementamos mecanismos internos de cumplimiento y verificación
• Establecemos procedimientos para manejo de reclamaciones
• Proporcionamos formación específica al personal involucrado

22.3.4 Excepciones para Situaciones Específicas

En casos limitados y cuando no existe otro mecanismo viable, podemos basarnos en excepciones como:

• Consentimiento explícito e informado del Titular
• Necesidad para la ejecución o celebración de un contrato en interés del Titular
• Interés público importante
• Ejercicio o defensa de reclamaciones legales
• Protección de intereses vitales cuando el Titular no puede dar su consentimiento

22.4 Evaluación de Impacto de Transferencia (TIA)

Para transferencias que presentan riesgos significativos, especialmente a países sin nivel adecuado de protección, realizamos evaluaciones exhaustivas:

22.4.1 Análisis del Marco Legal del País Destinatario

• Evaluamos la legislación relevante sobre acceso gubernamental a datos
• Analizamos las prácticas de vigilancia y sus salvaguardas
• Consideramos la independencia del poder judicial y recursos disponibles
• Verificamos la existencia de autoridades de supervisión independientes
• Evaluamos compromisos internacionales relevantes para la protección de datos

22.4.2 Evaluación de Riesgos Específicos

• Identificamos riesgos particulares según la naturaleza de los datos transferidos
• Evaluamos el volumen y sensibilidad de la información
• Consideramos la duración de la transferencia y del procesamiento posterior
• Analizamos la finalidad específica y el contexto del tratamiento
• Valoramos las medidas de seguridad implementadas por el destinatario

22.4.3 Medidas Suplementarias

Cuando identificamos riesgos no mitigados adecuadamente por las garantías básicas:

• Implementamos medidas técnicas adicionales (cifrado robusto, seudonimización, etc.)
• Establecemos salvaguardas contractuales reforzadas
• Agregamos medidas organizativas complementarias
• Desarrollamos protocolos específicos para escenarios de riesgo
• Limitamos el alcance o frecuencia de las transferencias

23. Mecanismos de Reclamación y Resolución de Conflictos

Neutral AI está comprometida con la resolución justa, transparente y eficiente de cualquier preocupación o reclamación relacionada con el tratamiento de datos personales. Hemos establecido diversos mecanismos para garantizar que los Titulares puedan expresar sus inquietudes y recibir atención adecuada.

23.1 Canales de Recepción de Reclamaciones

Ponemos a disposición de los Titulares múltiples vías para presentar reclamaciones:

23.1.1 Canales Directos

• Correo electrónico dedicado: soporte@neutral-ai.mx
• Formulario específico en nuestro sitio web
• Chat con asistentes especializados
• Correo postal a nuestra dirección física

23.1.2 Canales Indirectos

• A través de nuestro Oficial de Protección de Datos
• Mediante representantes autorizados del Titular
• A través de asociaciones de consumidores reconocidas
• Por mediación de autoridades de protección de datos
• Vía plataformas de resolución alternativa de disputas

23.2 Tipos de Reclamaciones Atendidas

Gestionamos diversos tipos de preocupaciones relacionadas con privacidad:

23.2.1 Reclamaciones sobre Ejercicio de Derechos

• Dificultades en el acceso, rectificación, cancelación u oposición
• Inconformidad con respuestas recibidas a solicitudes previas
• Demoras en la atención de solicitudes de derechos
• Formato inadecuado o incomprensible de la información proporcionada
• Negativas injustificadas al ejercicio de derechos

23.2.2 Reclamaciones sobre Tratamiento de Datos

• Recolección excesiva o innecesaria de información
• Uso de datos para finalidades no consentidas
• Conservación de datos más allá del tiempo necesario
• Falta de transparencia sobre operaciones de tratamiento
• Transferencias no autorizadas a terceros

23.2.3 Reclamaciones sobre Seguridad

• Posibles brechas de seguridad que afecten datos personales
• Accesos no autorizados a información personal
• Medidas de seguridad insuficientes o inadecuadas
• Falta de notificación oportuna sobre incidentes
• Vulnerabilidades identificadas en sistemas o procesos

23.2.4 Reclamaciones sobre Decisiones Automatizadas

• Resultados potencialmente discriminatorios de sistemas automatizados
• Falta de transparencia sobre la lógica aplicada
• Ausencia de intervención humana cuando es solicitada
• Impacto negativo significativo de decisiones automatizadas
• Imposibilidad de impugnar o cuestionar resultados

23.3 Proceso de Gestión de Reclamaciones

Aplicamos un procedimiento estructurado para garantizar una resolución efectiva:

23.3.1 Recepción e Identificación

• Acuse de recibo inmediato con número de referencia
• Verificación proporcional de la identidad del reclamante
• Clasificación inicial según tipo y complejidad
• Asignación a personal especializado según la naturaleza
• Establecimiento de nivel de prioridad basado en impacto y urgencia

23.3.2 Investigación

• Recopilación de toda la información relevante sobre el caso
• Entrevistas con personal involucrado cuando sea necesario
• Revisión de registros y documentación relacionada
• Análisis de cumplimiento normativo aplicable
• Consulta con especialistas legales o técnicos cuando se requiera

23.3.3 Evaluación y Resolución

• Determinación de los hechos confirmados
• Análisis de cumplimiento con políticas internas y regulaciones
• Identificación de acciones correctivas necesarias
• Definición de soluciones adecuadas para el caso específico
• Implementación de medidas para prevenir recurrencia

23.3.4 Comunicación de Resultados

• Respuesta clara y completa al reclamante
• Explicación detallada de la resolución adoptada
• Información sobre acciones implementadas o pendientes
• Ofrecimiento de aclaraciones adicionales si son necesarias
• Indicación de alternativas disponibles si el Titular no está satisfecho

23.4 Plazos de Respuesta

Nos comprometemos a gestionar las reclamaciones con celeridad:

• Acuse de recibo: Dentro de las 48 horas siguientes a la recepción
• Evaluación inicial: En un plazo máximo de 5 días hábiles
• Resolución de casos simples: Dentro de 15 días hábiles
• Resolución de casos complejos: Máximo 30 días hábiles
• Extensiones justificadas: Notificadas al reclamante antes del vencimiento del plazo inicial

23.5 Resolución Alternativa de Disputas

Cuando no sea posible alcanzar una resolución satisfactoria a través de nuestros procesos internos:

23.5.1 Mediación

• Ofrecemos la posibilidad de mediación con terceros independientes
• Colaboramos plenamente con el proceso de mediación
• Compartimos la información necesaria bajo acuerdos de confidencialidad
• Participamos de buena fe en la búsqueda de soluciones consensuadas
• Respetamos los acuerdos alcanzados en mediación

23.5.2 Arbitraje

• Disponemos de mecanismos de arbitraje para casos complejos
• Respetamos las decisiones de árbitros independientes
• Asumimos los costos razonables del procedimiento
• Implementamos con prontitud las resoluciones arbitrales
• Documentamos adecuadamente el proceso para referencia futura

24. Contacto y Disposiciones Finales

24.1 Información de Contacto

Para cualquier asunto relacionado con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de los siguientes medios:

Neutral AI

• Correo electrónico: soporte@neutral-ai.mx
• Sitio web: www.neutral-ai.mx

Estamos disponibles para atender sus consultas, solicitudes o reclamaciones en días hábiles, de lunes a viernes, en horario de 9 AM a 5 PM.

24.2 Interpretación

En caso de duda sobre la interpretación de esta Política de Privacidad o sobre la aplicación de sus disposiciones a situaciones específicas:

• Prevalecerá la interpretación que mejor garantice los derechos del Titular
• Se considerará el contexto completo de la Política y no secciones aisladas
• Se tendrán en cuenta los principios generales establecidos en la legislación aplicable
• Se valorarán las mejores prácticas reconocidas internacionalmente
• Se consultará, cuando sea necesario, a nuestro Oficial de Protección de Datos

24.3 Legislación Aplicable

Esta Política de Privacidad se rige e interpreta de acuerdo con:

• La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento en México
• El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) para Titulares en la Unión Europea
• La California Consumer Privacy Act (CCPA) y California Privacy Rights Act (CPRA) para residentes de California
• Otras leyes de protección de datos aplicables según la jurisdicción del Titular

24.4 Jurisdicción y Resolución de Controversias

Cualquier controversia derivada de la interpretación o cumplimiento de esta Política de Privacidad será resuelta:

• Primariamente a través de nuestros mecanismos internos de reclamación
• Mediante procesos de mediación o arbitraje cuando sea acordado
• Ante las autoridades de protección de datos competentes

24.5 Separabilidad

Si alguna disposición de esta Política de Privacidad fuera declarada inválida, ilegal o inaplicable por autoridad competente:

• Solo la disposición específica se considerará no efectiva
• El resto de la Política permanecerá plenamente vigente
• La disposición afectada será reemplazada por una que refleje lo más fielmente posible la intención original
• Los derechos y obligaciones de las partes no se verán sustancialmente alterados

24.6 Idioma

Esta Política de Privacidad está disponible en español e inglés. En caso de discrepancia entre versiones, prevalecerá la versión en español.

Podemos proporcionar traducciones adicionales a otros idiomas como cortesía para nuestros usuarios internacionales, pero estas no tendrán carácter oficial.

24.7 Disposición Final

Esta Política de Privacidad constituye el acuerdo completo entre Neutral AI y los Titulares respecto al tratamiento de datos personales, y reemplaza cualquier comunicación o acuerdo previo sobre esta materia.

Al utilizar nuestros servicios, visitar nuestro sitio web o interactuar con nuestros agentes de IA, usted reconoce haber leído, entendido y aceptado los términos y condiciones establecidos en este documento.

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